Hvad er et medlemssystem?

Medlemssystemet er foreningens administrative hjerte, der giver bestyrelsen et overblik over alle foreningens medlemmer. Tidligere har medlemssystemer udelukkende været bestående af medlemslister, altså en liste over medlemmerne kontaktinformationer, men der er gennem de senere år udviklet en række online platforme med omfattende medlemssystemer, som kan bidrage med meget mere end blot kontaktinformationer.

Fordele ved et medlemssystem

Mange foreninger benytter ved opstart medlemslister i excel eller Google Sheets til at holde styr på foreningens medlemmer. Dette er en løsninger, der er nem at komme i gang med, men den kan hurtigt skabe udfordringer i forbindelse med driften af foreningen. Dette ses oftest, når medlemslisten i et regneark ikke spiller sammen med foreningens øvrige systemer, og når der opstår problemer med at overholde persondataforordningen (GDPR). Blandt fordelene ved et medlemssystem er:

• Et rigtigt medlemssystem kan sikre, at persondata bliver opbevaret i henhold til persondataforordningen (GDPR)
• Et medlemssystem kan integrere til foreningens øvrige platforme og sikre opdaterede medlemsinformationer på tværs
• Et medlemssystem kan give medlemmerne adgang til vigtige dokumenter og viden
• Et medlemssystem kan indhente og opbevare mere omfattende dokumenter og data end et regneark
• Et medlemssystem kan nemt og sikkert overdrages i forbindelse med udskiftning i bestyrelsen

Typer af medlemssystemer

Når foreningen skal vælge et medlemssystem, er det vigtigt at vælge et, der passer til foreningen, dens formål og dens drift. Dette kan virke som en lille faktor i forhold til eks. pris, men det kan have stor bestyrening for nytteværdien af systemet. Der kan grundlæggende vælges mellem to typer medlemssystemer til foreninger: generelle medlemssystemer og dedikerede medlemssystemer.

Generelle medlemssystemer til foreninger

Et generelt medlemssystem er en online platform, der er udviklet til at kunne håndtere alle typer foreninger. Det betyder, at alle funktioner skal kunne fungere til en håndboldklub såvel som en spejdergruppe eller en andelsboligforening. De generelle systemer er i særlig høj grad benyttet af idrætsforeninger og civilsamfundsorganisationer.

Fordelen ved generelle systemer er, at mange brugere er bekendte med dem i forvejen gennem deres medlemskab i andre foreninger, og at prisen generelt er en mule lavere end ved dedikerede systemer. Til gengæld har de sjældent alle de funktioner, som den enkelte forening ønsker, hvis det ikke er helt generelle ønsker blandt de øvrige foreninger.

Et godt eksempel på et generelt medlemssystem er Holdsport. Holdsport har ikke særlige løsninger til de enkelte typer foreninger, men  en lang række funktioner der  fungerer tilfredsstillende for de fleste foreninger.

Dedikerede medlemssystemer til ejerforeninger, grundejerforeninger, laug og andelsboligforeninger

Et dedikeret medlemssystem er en platform, der er bygget direkte til den type forening, der skal benytte den. Dette kan eks. være et dedikeret system til ejerforeninger, grundejerforeninger, laug og andelsboligforeninger. Fordelen ved et dedikeret system er, at der ved udviklingen og udvalget af funktioner ikke har været taget højde for andre typer foreninger, hvorfor systemet er optimeret til den specifikke foreningstype.

Dette kan eks. ses i opbygningen af det enkelte medlems i systemet, hvor et medlem i et generelt medlemssystem er en enkelt person, mens det i et dedikeret medlemssystem til eks. ejerforeninger er en husstand med en eller flere personer tilknyttet. På samme vis kan der være en lang række andre funktioner, der kan synes at være ens, men være tilpasset bedre i et dedikeret system.

Et godt eksempel på et dedikeret medlemssystem er Vores Forening. Se de dedikerede løsninger til Andelsboligforeninger, Grundejerforeninger, Ejerforeninger og Vejlaug her.

Hvad skal man kigge efter, når man vælger et medlemssystem?

Det kan være svært at vælge det rigtige medlemssystem, og når hver forening er unik, er det ikke alle medlemssystemer der passer til alle foreninger. Derfor er det oftest kun bestyrelsen der kan vurdere, hvilket system der vil skabe størst værdi for foreningen, foreningens medlemmer og ikke mindst bestyrelsen. For at kunne træffe en oplyst beslutning, bør bestyrelsen gøre sig tanker om de følgende krav.

Medlemsdata tilpasset foreningen

Medlemsdata er forskelligt alt efter hvordan foreningens medlemsbegreb er defineret. I en børn- og ungdomsforening er det eks. det enkelte barn der er medlem, mens forældre eller værger skal være tilknyttet, i en løbeklub er det den enkelte person der er medlem, og i en ejerforening, grundejerforening, laug eller en andelsboligforening er det husstanden der er medlem.

Det gode spørgsmål er derfor: Passer medlemssystemet til vores medlemsbegreb?

Sikkerhed og persondatabeskyttelse

Alle medlemsdata er persondata, og foreninger er også ansvarlige for at overholde persondataforordningen (GDPR). Medlemssystemer bygget før indførelsen af persondataforordningen (GDPR) er ikke nødvendigvis tilpasset forordningen, og selv de mindste brud på lovgivningen kan ende ud i betydelige bøder til både bestyrelsen og foreningen. Samtidig er det vigtigt at undersøge om data bliver opbevaret i EU, samt om udbyderne af medlemssystemet lever op til foreningens privatlivspolitik.

Det gode spørgsmål er derfor: Lever medlemssystemet op til persondataforordningen (GDPR) og vores privatlivspolitik?

Nem udskiftning i bestyrelsen

Det er vigtigt, at bestyrelsen har adgang til alle data i medlemssystemet - både den nuværende og kommende bestyrelse. Derfor bør det være nemt at skifte mellem bestyrelserne for at sikre, at foreningen nemt kan overdrages til den næste bestyrelse. Samtidig er det vigtigt at sikre, at overdragelsen sker på sikker vis, så den afgående bestyrelse ikke fortsat har adgang til persondata og lignende. Eks. bør hvert bestyrelsesmedlem have deres egen bruger, så der ikke er en fælles bruger til bestyrelsen med et delt kodeord.

Det gode spørgsmål er derfor: Kan vi nemt og ubesværligt skifte bestyrelse i medlemssystemet?

Online platform og brugervenlighed

Online platforme og medlemssystemer er et produkt af den tid, som det er blevet udviklet i. Et nyudviklet et godt vedligeholdt medlemssystem har derfor ikke blot mulighed for mere moderne funktioner, men også en moderne tilgang til brugervenlighed. Brugervenligheden er vigtig for at platformen bliver brugt af både medlemmer og bestyrelsen, samt essentielt for at administrationen reelt bliver nemmere gennem medlemssystemet. Som tommelfingerregel er det oftest bedre at mangle en enkelt funktion i et brugervenligt system, end at have alt for mange funktioner i et system der er så kompliceret, at man ikke får det brugt.

Det gode spørgsmål er derfor: Levet medlemssystemet op til vores krav om brugervenlighed og funktioner?

Medlemskommunikation og dokumentdeling

Et god medlmessytem vil for mange foreninger skulle indeholde mere end blot medlemsdata. Dette er først og fremmest kommunikationen med medlemmer, som kan foregå via e-mail, chat eller måske SMS. Ved at vælge et medlemssystem med indbygget kommunikationssystem, er man sikret at kontaktinformationer altid er opdateret, og kommunikationen med det enkelte medlem fremgår af medlemmets profil. På samme vis kan et indbygget dokumentarkiv give mulighed for opbevaring af dokumenter der omhandler den enkelte husstand, og deling af dokumenter med de korrekte ejere og beboere.

Det gode spørgsmål er derfor: Mar medlemssystemet de medlemsfunktioner, som vi har behov for?

Integration til øvrige systemer

Medlemssystemet er foreningens administrative hjerte, og store dele af administrationen vil foregå her. Det er dog ikke altid, at foreningen kan nøjes med et enkelt system. Derfor kan det være en stor fordel, at medlemssystemet integrerer med øvrige systemet og platforme, som bliver benyttet i foreningen. Dette kan eks. være andelsboligforeninger, der benytter Waitly til deres ventelister, og som ønsker ventelisten integreret direkte i deres medlemssystem, så salg og indflytninger automatisk bliver registreret.

Det gode spørgsmål er derfor: Integreret medlemssystemet med de platforme, som vi ellers benytter?