Sådan opretter i en email til ejerforeningens bestyrelse

Som bestyrelse i en ejerforening, grundejerforening eller en andelsboligforening håndterer man persondata. Det er ikke altid man tænker over det, men alle e-mails med medlemsinformationer såsom adresser, navne eller kontaktinformationer er faktisk persondata.

Det sætter krav til hvordan disse e-mails udarbejdes, opbevares og slettes. Netop disse krav er svære at overholde, hvis bestyrelsen ikke har en fælles e-mailadresse eller benytter beskedsystemet i Vores Forening til kommunikationen med medlemmerne.

Problemet med at benytte en privat e-mailadresse

Det grundlæggende problem med at formand, kasserer eller bestyrelsesmedlemmer sender e-mails gennem deres private e-mailadresser er, at foreningen ikke har kontrol over behandlingen af persondata.

Det er i praksis ikke muligt at sikre, at alle mails med persondata bliver slettet efter behandling, og det ses ofte at mails forbliver i de private e-mail indbakker efter vedkommende ikke længere er en del af bestyrelsen.

Herudover skaber brugen af private e-mailadresser en udfordring med arkivering af relevante informationer i foreningens arkiv. Kommunikationen mellem foreningen og det enkelte medlem bør som udgangspunkt arkiveres hvis relevant, så senere bestyrelser er bekendt med eksempelvis givne tilladelser.

Læs mere om foreningens arkiv og hvad der bør arkiveres her.

Sådan opretter I en email til ejerforeningens bestyrelse

Bestyrelsen kan nemt og gratis oprette en foreningsmail gennem Googles platform Gmail. Denne platform kendes af mange, der benytter den privat, hvorfor den er nem at benytte for de fleste bestyrelsesmedlemmer.

E-mailadressen oprettes på følgende måde:

1. Åben Gmails oprettelsesformular ved at klikke her.
2. Udfyld fornavn og efternavn med foreningens navn. Dette kan eks. være "Ejerforeningen" som fornavn og "Skoven" som efternavn.
3. Udfyld et brugernavn som bliver foreningens mailadresse. Dette kan eks være "efskoven@gmail.com".
4. Indtast en sikker adgangskode og bekræft adgangskoden.
5. Klik på næste og næste igen. Tilknyt kun et telefonnummer hvis foreningen har et separat nummer.

Foreningens e-mailadresser er nu oprettet og kan benyttes. På Googles support til Gmail kan man finde guides til opsætning af mailfod med foreningens oplysninger, opsætning af autosvar og lignende.

Alternativer til en fælles e-mailadresse

Det eneste alternativ til en fælles e-mailadresse, som lever op til kravene om behandling af persondata er et sikkert, lukket beskedsystem. Dette kan være beskedsystemet i Vores Forening eller et chatsystem som Slack.