Hvad er foreningens arkiv?

I alle foreninger, også grundejerforeninger, andelsboligforeninger og ejerforeninger, påhviler det bestyrelsen at sikre en forsvarlig opbevaring af foreningens arkiv. Arkivet vil ofte være en række dokumenter eller billeder, der udgør foreningens samlede viden og historie. Der er ikke statslige regler for, hvordan foreningen arkiverer, men god skik er at gøre det forsvarligt, korrekt og som udganpunkt på ubestemt tid.

Hvordan sikres en korrekt opbevaring i arkivet?

Mange foreninger oplever, at arkivet har bestået af en række fysiske dokumenter, som var opbevaret ved den tidligere formand eller bestyrelse. Disse kan blive væk i forbindelse med fraflytninger eller overdragelse af bestyrelsesposter. Derfor bør arkivet være digitalt, online og delt. Det er derfor ikke nok blot at opbevare det på en privat computer, da dokumenterne også er udsat for samme risici.

Bestyrelsen kan derfor opsætte et online drev ved eks. Onedrive. Her er det vigtigt at sikre, at drevet kun deles med bestyrelsesmedlemmer og at disse tilladelser opdateres i forbindelse med udskiftning i bestyrelsen så eks. persondata ikke deles. Hvis I ønsker et online dokumentarkiv, hvor I er sikret overholdelse ad GDRP, sikret de rette tilladelser og har mulighed for at dele eks. referater med medlemmerne, så kan I benytte Vores Forenings dokumentarkiv.

Hvad bør foreningen opbevare i dokumentarkivet?

Det er forskelligt fra forening til forening, hvad der bør opbevares i foreningens arkiv. I andelsboligforeninger er der eks. behov for at opbevare informationer om prissætning af andelsbeviser og godkendelser af salg, mens en grundejerforening ikke har samme behov. Grundlæggende bør følgende dog arkiveres:

• Tidligere årsregnskaber, revisionsprotokoller og bilag fra de seneste 5 års regnskaber.
• Referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger inkl. indkaldelser og bilag. Dette bør gøres på ubestemt tid.
• Tinglysninger, lokalplansbilag og relevante byggesager i foreningen inkl. eventuelle dispensationer.
• Foreningens egen sagsbehandling eks. klagesager, dispensationer fra husordenen, kontakter fra myndigheder mv.

Som afgående formand eller kasserer bør man altid overlevere alle dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget i forbindelse med ens hverv i foreningen, så de kan blive korrekt arkiveret for eftertiden.