Guide: Sådan opsætter I jeres forening

Introduktion

Opsætningen af jeres forening på Vores Forening er et afgørende skridt mod en mere effektiv og strømlinet foreningsadministration. Selvom det kan virke uoverskueligt ved første øjekast, vil denne guide lede jer gennem processen trin for trin. Det er af yderste vigtighed at følge denne guide nøje, da en korrekt opsætning vil bane vejen for nemmere administration fremadrettet.

Vær opmærksom på, at I inden opsætningen skal have oprettet en forening ved at følge denne guide.

Tidsforbruget for opsætningen kan variere; for nog le kan det tage mindre end en time, mens det for andre kan strække sig længere afhængigt af kvaliteten og tilgængeligheden af de data, I har til rådighed.

Inden I dykker ned i opsætningsprocessen, vil vi kraftigt anbefale, at I starter med at se vores demo af Vores Forening. Dette vil give jer et solidt indblik i den grundlæggende navigation og funktionalitet af platformen, hvilket vil gøre selve opsætningen langt mere intuitiv.

Skulle I på noget tidspunkt føle jer usikre eller ønsker at spare tid, så er det muligt at tilkøbe vores komplette oprettelsespakke, hvor vi tager os af hele opsætningen for jer.

Husk også, at vores support står til rådighed alle hverdage på support@voresforening.dk. Det er gratis at skrive til supporten for alle foreninger, med et gyldigt abonnement.

Opret husstande og beboere

Når I har oprettet jeres forening på Vores Forening, er næste vigtige skridt at tilføje husstande og beboere. At forstå forskellen mellem husstande og beboere og have dem korrekt opsat fra starten kan gøre en verden til forskel i jeres daglige administration.

Husstande vs. Beboere:I Vores Forening skelner vi mellem husstande og beboere. Det betyder, at information om selve boligen (husstanden) holdes separat fra de personer (beboere), der bor der. Det giver jer fleksibilitet, især i situationer, hvor flere beboere bor i samme husstand, eller hvor beboerskabet skifter, men husstandsinformationen forbliver den samme.

To metoder til oprettelse: Grundlæggende er der to metoder til at tilføje disse data:

1. Import: Hvis I allerede har en medlemsliste i et Excel-ark, og/eller hvis I har mere end 10 husstande, anbefaler vi, at I importerer dataene. Dette kan spare tid og mindske risikoen for fejl ved manuel indtastning.
2. Manuel oprettelse: Hvis I har færre husstande eller ønsker en mere håndholdt tilgang, kan I vælge at oprette husstande og beboere manuelt.

Hvad I skal bruge: For at sikre en problemfri oprettelse skal I have følgende informationer klar:

Husstande:

• Adresse (påkrævet): Dette er den officielle adresse for boligenheden. Den bør matche adresseregisteret for nøjagtighed.
• Kaldenavn: For lejligheder eller enheder inden for en større bygning kan det være nyttigt at have et specifikt kaldenavn, som "Lejlighed 2B" eller "Rækkehus 3".
• Fordelingstal: Dette relaterer sig ofte til udgifter eller gebyrer. Hvis en lejlighed betaler mere i varme på grund af størrelse, kan dette tal reflektere det. Fordelingstal kan være monetære værdier eller binære (0 eller 1) alt efter konteksten.
• Tags: Dette er ekstra information om husstanden. Det kan være ting som "hjørnelejlighed", "med have" eller matrikelnummer.

Beboere:

• Fornavn & Efternavn (Påkrævet): Beboerens fulde navn.
• Email & Telefonnummer: Primære kontaktdetaljer.
• Adresse: Dette er særligt vigtigt, hvis beboeren har en anden postadresse end husstandens adresse.
• Indflytningsdato: Datoen, hvorpå beboeren flyttede ind.
• PBS-nummer: Nødvendigt, hvis jeres forening anvender Betalingsservice for opkrævninger.

Se vores instruktionsvideo: For at gøre processen så simpel som mulig har vi lavet en instruktionsvideo, der trin for trin guider jer gennem oprettelsen, uanset om I vælger import eller manuel oprettelse.

Opsætning af grupper

Når du har styr på husstandene og beboerne i din forening, kan det være en god idé at organisere dem i grupper. Dette kan være særligt nyttigt i større foreninger eller i foreninger, hvor der er brug for forskellig kommunikation eller opkrævninger til forskellige segmenter af medlemmerne.

Grupper kan bruges til at samle husstande efter geografisk placering, som eksempelvis veje eller opgange, eller efter funktion, som for eksempel bestyrelsen, udvalg eller arbejdsgrupper. De kan også anvendes til at sende beskeder eller dele filer med en specifik undergruppe af foreningen.

Sådan opretter du en gruppe:

1. Gå til gruppemenuen: Vælg "Medlemmer" og derefter "Grupper" i menuen til venstre på din skærm.
2. Opret en ny gruppe: Klik på "Ny gruppe"-knappen. En popup vil åbne sig.
3. Udfyld gruppens informationer:
4. Navn: Indtast et kaldenavn for gruppen. Eksempel: "Opgang 2".
5. Beskrivelse: Giv en kort beskrivelse af gruppen. Eksempel: "For alle ejere af lejligheder i opgang 2".
6. Husstande: Vælg de husstande fra listen, som skal være en del af gruppen.
7. Gem gruppen: Klik på "Tilføj gruppe"-knappen for at gemme din nye gruppe.

Nu har du oprettet en gruppe, og du kan begynde at bruge den til at målrette kommunikation, dele filer eller administrere opkrævninger. Husk, at du altid kan gå tilbage og redigere gruppens medlemmer eller information, hvis der sker ændringer i din forening.

Upload af dokumenter

Foreningens dokumentarkiv er et essentielt redskab til at centralisere og dele vigtig dokumentation blandt medlemmerne. Det kan være alt fra officielle dokumenter som vedtægter og referater fra generalforsamlinger til andre relevante filer, der er vigtige for foreningens drift og historik.

Organisering med Mapper

Mapper er en effektiv måde at organisere dokumenterne på. Du kan oprette så mange mapper, du har brug for, og endda have mapper indeni andre mapper for en endnu mere detaljeret struktur.

Sådan opretter du en ny mappe:

1. Gå til Dokumenter: Vælg "Dokumenter" i menuen til venstre.
2. Naviger til den ønskede overordnede mappe: Hvis den nye mappe skal være inden i en eksisterende mappe, naviger da til denne og åben den.
3. Opret ny mappe: Klik på "Opret mappe"-knappen. Et popup-vindue vil åbne sig.
4. Navngiv og opret: Indtast et navn til mappen og klik på "Opret mappe".

Nu har du en ny mappe klar til brug.

Upload af Dokumenter

Dokumenter skal altid uploades i en mappe. Du kan uploade alle typer af dokumenter, og processen er enkel og ligetil.

Sådan uploader du dokumenter:

1. Gå til Dokumenter: Vælg "Dokumenter" i menuen til venstre.
2. Vælg destination: Find og åben mappen, hvor du ønsker at uploade dine dokumenter.
3. Tilføj dokumenter: Klik på "Tilføj dokumenter"-knappen. Et popup-vindue vil åbne sig.
4. Vælg filer: Træk filerne ind i vinduet, eller klik på feltet for at browse og vælg de ønskede filer fra din computer.
5. Upload: Klik på "Upload filer"-knappen. Dokumenterne vil nu være tilgængelige i mappen.

Som standard vil kun bestyrelsen have adgang til dokumenterne, men du kan aktivt dele dokumenter med andre grupper eller enkeltpersoner, hvis det er nødvendigt.

Dette sikrer, at alle relevante parter har adgang til den nødvendige information, mens fortrolige dokumenter forbliver beskyttede. Husk på, at en god organisation og navngivning af mapper og dokumenter vil gøre det lettere for alle medlemmer at finde de informationer, de har brug for.

Inviter bestyrelsen

Når bestyrelsen er aktivt involveret og bruger systemet, fungerer foreningen optimalt. Opsætning og opdatering af bestyrelsesmedlemmerne er derfor et vigtigt skridt.

Sådan opsætter og inviterer du bestyrelsen:

1. Gå til Indstillinger: Vælg 'Indstillinger' i menuen til venstre.
2. Vælg Bestyrelse: Naviger til kategorien 'Bestyrelse'.
3. Fjern Afgåede Medlemmer: Klik på krydset ved navnene på de medlemmer, der ikke længere er en del af bestyrelsen.
4. Tilføj Nye Medlemmer: Klik i feltet under den ønskede rolle (formand, næstformand, kasserer, etc.) og vælg den/de nyudpegede beboere.
5. Gem Ændringer: Klik på 'Gem ændringer'.

Bemærk: Ændringerne vil påvirke adgangsniveauet på platformen og bør derfor nøje afspejle den aktuelle bestyrelseskonstellation som valgt på den seneste generalforsamling.

Rettigheder og Adgangsniveauer

For at sikre en effektiv og sikker brug af platformen, er det vigtigt at forstå de forskellige adgangsniveauer og rettigheder, som er tilknyttet de forskellige roller i foreningen. Disse rettigheder definerer, hvad hvert medlem har adgang til og kan gøre på platformen, hvilket hjælper med at beskytte følsomme oplysninger og sikrer, at kun de med de korrekte beføjelser kan foretage bestemte handlinger.

• Almene Medlemmer: Kan se medlemmer, husstande, dokumenter og beskeder, men med visse begrænsninger for at beskytte privatlivet.
• Formand, Næstformand og Bestyrelsesmedlemmer: Har adgang til at se og redigere medlemmer, husstande, dokumenter, beskeder og grupper, men har begrænset adgang til økonomifunktionerne.
• Kasserer: Har alle de samme adgange som formanden, men har også fuld adgang til alle økonomifunktionerne, herunder fakturering, opkrævninger, udgifter, posteringer og kontoplan.
• Revisor: Har adgang til at se økonomi og medlemsinformation, men kan ikke foretage ændringer.
• Administrator: Har fuld adgang til alle funktioner og indstillinger, ligesom kassereren.

Ved at følge disse trin sikrer du, at bestyrelsen er korrekt opsat i systemet, og at hvert medlem har de nødvendige rettigheder til at udføre deres rolle effektivt. Dette er fundamentet for en velfungerende forening, og det næste skridt vil være at opsætte økonomi- og regnskabsfunktionerne for at fuldende processen.

Tilpas økonomiindstillingerne

For at sikre, at økonomien i jeres forening fungerer fejlfrit, er det afgørende at tilpasse økonomiindstillingerne korrekt. Dette trin guide jer gennem processen.

1. Foreningsindstillinger

• Naviger til Indstillinger: Vælg 'Indstillinger' fra menuen til venstre.
• Vælg Foreningsindstillinger: Her kan I indstille de grundlæggende informationer om foreningen.
• Foreningstype: Vælg den type forening, som du er ved at oprette.
• Fordelingstal: Gennemgå og sikre, at alle fordelingstal indlæst i tidligere trin er korrekt navngivet og aktiveret.

2. Regnskabsår

• Vælg Regnskabsår: Indstil foreningens regnskabsår som defineret i vedtægterne. Standardperioden er 1. januar - 31. december, men dette kan justeres efter behov.

3. Godkendere

• Vælg Godkendere: Bestem hvilke personer eller roller, der skal godkende udgifter ifølge jeres tegningsregler. Dette kan være en kombination af bestyrelsesmedlemmer og/eller specifikke roller i foreningen.
• Tilpas efter Behov: Ved oprettelse af en udgift, vil det være muligt at ændre godkenderen, hvis nødvendigt.

4. Fakturaer

• Vælg Fakturaer: Her kan I indstille betalingsbetingelser og bestemme, hvordan fakturaer håndteres.
• Standard Forfaldsdato: Fastlæg hvor mange dage medlemmerne skal have til at betale en faktura.
• Primær Bankkonto: Vælg den bankkonto, som betalinger skal registreres på. Start med at vælge "78510 - Bank", men vær opmærksom på, at dette kan ændres senere, hvis der tilføjes flere bankkonti.
• Automatisk Betaling: Hvis I ønsker at benytte Betalingsservice, kan dette aktiveres her.
• Opkrævningsperiode: Vælg, om opkrævningsperioden skal vises på fakturaer der udsendes i forbindelse med opkrævninger. Det vil altid være den fortløbende periode der angives. Eks. hvis I opkræver pr. måned, og udsender en opkrævning d. 1. september, så vil der stå at opkrævningen er gældende for perioden 01/09 - 30/09

Ved at gennemgå og justere disse indstillinger, sikrer I, at økonomien i jeres forening er sat op korrekt og klar til brug. Dette er et essentielt skridt før I går videre til opsætningen af økonomi- og regnskabsfunktionerne.

Opret bank, regnskabskonti og åbningsbalancer

At have en præcis opsætning af foreningens bankkonti er essentielt for en fejlfri økonomistyring. Her vil vi guide jer igennem processen med at opsætte og redigere bankkonti i jeres system.

Opsætning af bankkonti

Trin 1: Naviger til bankkonti

• Gå til Økonomi: Vælg 'Økonomi' fra menuen til venstre.
• Vælg Bankkonti: Her kan I se og redigere alle jeres bankkonti.

Trin 2: Rediger primær konto

• Find Kontonummer 78510 - Bank: Kig i listen og find kontoen med nummer 78510, som er jeres primære konto.
• Rediger Konto: Klik på de tre prikker under 'Handlinger' og vælg 'Rediger'.

Trin 3: Udfyld informationer for regnskabskontoen

• Navn: Giv kontoen et beskrivende navn, f.eks. "Driftkonto" eller "Primær Konto", især hvis I har flere bankkonti.
• Nummer: Angiv nummeret på kontoplanen. Tilpas det efter jeres behov eller brug det foreslåede nummer.
• Bank: Skriv navnet på banken, f.eks. "Danske Bank".
• Registrerings- og Kontonummer: Indtast tallene i et. Tilføj eventuelt nul mellem registreringsnummeret og kontonummeret, så det i alt bliver 10 cifre.
• Åbningsbalance: Indtast det beløb, der stod på kontoen ved starten af regnskabsåret eller den dato, I har valgt som åbningsbalance i systemet.
• Gem Ændringerne: Klik på 'Rediger Konto' for at gemme ændringerne.

Trin 4: Tilføj yderligere konti (Hvis nødvendigt)

• Tilføj Konto: Hvis I har flere bankkonti, såsom en opsparingskonto, kan I tilføje disse ved at klikke på den lilla "Tilføj Konto"-knap.
• Følg Samme Fremgangsmåde: Indtast informationerne for de yderligere konti på samme måde, som beskrevet ovenfor.
• Tip til Kontoplan: Hvis I benytter vores standard kontoplan, kan de efterfølgende konti nummereres som 78520, 78530, osv.

Ved at følge disse trin sikrer I, at alle foreningens bankkonti er korrekt opsat i systemet, hvilket er afgørende for en præcis og effektiv økonomistyring.

Opsætning af kontoplanen

Kontoplanen spiller en central rolle i håndteringen af foreningens økonomi, da den giver en oversigt over de konti, der anvendes til at kategorisere alle indtægter og udgifter. For at lette arbejdet for kasseren, tilbyder systemet en standard kontoplan, som kan anvendes med det samme.

Brug af standard kontoplan

Den indbyggede kontoplan i systemet er designet til at dække de mest almindelige behov inden for foreningsregnskab. For mange foreninger vil dette være en nem og hurtig løsning, der sikrer, at alle posteringer lander på de rette konti.

Tilpasning af kontoplan

Hvis jeres forening har særlige behov eller allerede anvender en specifik kontoplan, er der mulighed for at tilpasse systemets kontoplan efter jeres ønsker. Se vores instruktionsvideo, der trin for trin guider jer gennem processen med at tilpasse kontoplanen.

Fastlåste konti

Bemærk, at der er visse konti i systemet, som er nødvendige for dets funktion og derfor ikke kan slettes. Disse konti er designet til at assistere kasseren i regnskabsføringen, og at fjerne dem ville forstyrre systemets evne til at fungere korrekt.

‍

Indtastning af åbningsbalancerne

Åbningsbalancen er et essentielt element i regnskabet, da den angiver de beløb, der står på foreningens konti ved starten af regnskabsåret. Det kan for eksempel være saldoen på en bankkonto den 1. januar. For at sikre et korrekt regnskab og muliggøre en problemfri udarbejdelse af årsrapporten, er det afgørende, at åbningsbalancerne indtastes præcist.

Start ved et nyt regnskabsår

Hvis jeres forening tager regnskabssystemet i brug ved starten af et nyt regnskabsår, skal der kun indtastes åbningsbalancer for balanceposterne, altså aktiver og passiver. Disse beløb kan findes i balancen fra jeres seneste årsregnskab. Vær opmærksom på, at balancen altid skal gå op, så det totale beløb af aktiver og passiver skal være ens.

Start midt i et regnskabsår

Hvis foreningen derimod påbegynder brugen af systemet midt i et regnskabsår, og I har bogført dele af regnskabet i et andet system, er det nødvendigt at overføre åbningsbalancer for den dag, I ophørte med at bogføre i det gamle system. Dette indebærer også, at der skal indtastes åbningsbalancer for driftsregnskabskontiene.

Sådan gør du:

1. Gå til Økonomi og vælg Kontoplaner i menuen til venstre.
2. Find den konto, du vil indtaste åbningsbalancen for, og klik på de tre prikker under handlinger. Et pop-up vindue vil åbne sig.
3. Vælg Rediger.
4. Indtast den ønskede åbningsbalance og klik på Rediger konto.

Bemærk: Åbningsbalancer i kredit (indtægter og passiver) noteres med et minus foran beløbet, mens åbningsbalancer i debet (udgifter og aktiver) noteres som positive beløb.

‍

For at sikre, at alt er korrekt indtastet, anbefales det at gennemgå foreningens rapporter, som nu burde afspejle de indtastede åbningsbalancer. Se instruktionsvideoen nedenfor for at lære, hvordan I anvender rapporterne effektivt.

Indtast årets budget

Et klart og veldefineret budget er essentielt for at opretholde en sund økonomi i foreningen. I Vores Forening kan I nemt oprette og redigere jeres budget, hvilket vil være en stor hjælp til at bevare det økonomiske overblik. Budgettet vil automatisk blive inkluderet i alle rapporter, hvilket gør det nemmere at følge op på foreningens økonomi.

Oprettelse af Budget

1. Vælg Rapporter i menulinjen til venstre og klik på Budget.
2. Klik på Tilføj budget.
3. Vælg det ønskede regnskabsår og den relevante periode.
4. Klik på Tilføj budget.

Nu har du oprettet et nyt budget.

Redigering af Budget

1. Gå tilbage til Budget under Rapporter i menulinjen til venstre.
2. Find det budget du ønsker at redigere, og klik på de tre prikker under handlinger. En pop-up vil åbne sig.
3. Vælg Rediger.
4. Indtast eller juster budgettet som vist i guiden i nedenstående video.
5. Klik på Gem ændringer.

Nu har du redigeret budgettet, og ændringerne vil blive reflekteret i de relevante rapporter. Dette sikrer, at I altid har et opdateret overblik over, hvorvidt foreningen følger budgettet, og hvor der eventuelt skal justeres.

Igangsæt opkrævninger

Opkrævningssystemet i Vores Forening er designet til at lette arbejdsbyrden for foreningens kasserer ved at automatisere udsendelsen af opkrævninger for fællesbidrag, kontingent, haveleje og andre gebyrer. Dette system sikrer en ensartet og rettidig opkrævning, og sparer værdifuld tid.

Forberedelse

Før I kan begynde at opsætte opkrævningerne, er det afgørende, at fordelingstallene er blevet importeret korrekt i løbet af andet skridt i denne guide. Dette sikrer, at opkrævningerne bliver beregnet og fordelt korrekt mellem medlemmerne.

Opsætning af Opkrævninger

Opkrævningerne køres i faste intervaller, og de kan indeholde et hvilket som helst antal forskellige fakturalinjer. Her er de grundlæggende trin for at opsætte opkrævningerne:

1. Gå til Opkrævninger under Indtægter i menuen til venstre.
2. Følg guiden i videoen nedenfor for at opsætte opkrævningerne. Videoen vil guide jer gennem hvert trin i processen og sikre, at I har sat alt op korrekt.

Automatiseret Process

Når opkrævningerne er opsat, vil systemet automatisk håndtere resten. Kasseren vil modtage en e-mail 5 dage før opkrævningerne bliver sendt ud, så vedkommende er informeret og kan være forberedt.

Denne funktion er en af de mest værdifulde i Vores Forening, da den sikrer, at alle medlemmer bliver opkrævet rettidigt og korrekt, uden at det kræver manuel indsats hver gang. Det frigiver tid for kassereren og andre bestyrelsesmedlemmer, så de kan fokusere på andre vigtige opgaver i foreningen.

Support og guides til det videre arbejde

Tillykke med opsætningen!

Nu hvor jeres forening er fuldt opsat i Vores Forening, er I klar til at tage hul på en nemmere og mere strømlinet hverdag som frivillig i foreningens bestyrelse. Det næste skridt er at afprøve systemet, blive fortrolig med dets funktioner og selvfølgelig invitere alle jeres medlemmer til at deltage.

Hvor finder I hjælp?

Vi forstår, at der kan opstå spørgsmål undervejs, og vi ønsker at sikre, at I føler jer støttet hele vejen. Her er nogle af de ressourcer, vi tilbyder:

1. Guides til nye bestyrelsesmedlemmer:

Vi har lavet en række guides som denne, der er relevante for nye brugere af Vores Forening. De er opdelt til hhv. kasserer og øvrige bestyrelsesmedlemmer.

• Medlemsfunktioner: Få et overblik og lær at navigere i de forskellige medlemsfunktioner i systemet. Læs guiden her.
• Økonomi: For kasserere og administratorer, dyk ned i vores guide om, hvordan I håndterer økonomien i Vores Forening. Læs guiden her.

2. Hjælp og vejledning inde på platformen:

I bunden af skærmen, i højre hjørne, finder I en redningskrans. Her kan I få adgang til guides, videoer og hjælpeartikler for alle dele af platformen. Vores vidensdatabase er også tilgængelig her.

3. Mailsupport alle hverdage:

Vores dedikerede supportteam sidder klar til at hjælpe jer på alle hverdage. Skriv til os på support@voresforening.dk og husk at inkludere navnet på jeres forening samt en klar beskrivelse af jeres udfordring, så vi kan assistere jer så hurtigt og effektivt som muligt.

Velkommen ombord!

Vi håber, at denne guide har været nyttig for jer, og vi ser frem til at støtte jer i jeres arbejde i Vores Forening. Velkommen ombord, og god arbejdslyst!