Vælg det bedste regnskabsprogram til jeres grundejerforening

For mange kan det lyde simpelt at vælge et regnskabsprogram eller et regnskabssystem - de fleste burde jo minde om hinanden. Sådan er det dog ikke nødvendigvis, når man skal vælge det rette program til at lave regnskab i en grundejerforening.

De programmer som er perfekte til virksomheder, er nemlig ikke altid optimale for en frivillig forening som en grundejerforening. Det er der mange grunde til, bl.a. at grundejerforeningen ikke er momsregistreret, at grundejerforeningens regnskabsprogram bør snakke sammen med medlems- og kontingentopkrævningssystemet og ikke mindst, at det skal kunne betjenes af en frivillige kasserer, som måske ikke har en økonomibaggrund.

De 6 vigtigste ting at kigge efter, når I vælger et regnskabssystem

For at hjælpe jer med at træffe den rette beslutning, har vi samlet 6 vigtige ting, som I bør være opmærksomme på inden I vælger et regnskabsprogram til jeres grundejerforening. De 6 ting er:

1. Et regnskabssystem der snakker sammen med medlemssystemet
2. Det skal være nemt at benytte - både for den nuværende og næste kasserer
3. Kontingentopkrævning som en integreret del af regnskabssystemet
4. Et regnskabsprogram der følger bogføringsloven
5. Bogholderi uden moms, skat og virksomhedsordninger
6. Mulighed for online bilag og posteringer

Alle emnerne er uddybet herunder. De 6 ting er ikke rangeret efter vigtighed, og nummer 4 eller 5 kan derfor nemt være lige så vigtige for jer som nummer 1 eller 2.

Et regnskabssystem der snakker sammen med medlemssystemet

En forening er ingenting uden dens medlemmer. Det samme gælder for regnskabssystemet. En stor del af bogholderiet omhandler nemlig medlemsaktiviteter såsom opkrævning af kontingent og tilbagebetaling af udlæg.

For at kunne håndtere dette bedst muligt, skal kasseren have adgang til foreningens medlemmer. Hvis dette ikke er gennem et medlemssystem og et regnskabssystem der snakker sammen, så er kasseren tvunget til at spilde værdifuld tid på at vedligeholde en ekstra medlemsliste.

Samtidig giver medlemsdata i regnskabssystemet mulighed for nemt at overskue manglende betalinger og give et økonomisk overblik, som især er vigtigt i forbindelse med udfyldelsen af oplysningsskemaer til ejendomsmæglere.

Det skal være nemt at benytte - både for den nuværende og næste kasserer

Som bestyrelse i en grundejerforening har man ikke kun pligt til at finde de bedste løsninger for nu, men også for fremtiden. Det betyder i mange foreninger, at man skal vælge et system der er brugbart for mere end blot den nuværende kasserer. Alt for ofte sker det, at kassereren bygger sit eget regnskabsark i Excel, eller vælger et regnskabsprogram som kun ved kommende er bekendt med. Dette gør det tæt på umuligt for en anden kasserer at overtage.

Derudover bør I altid forberede jer på, at de næstkommende kasserer måske ikke har en stærk økonomisk baggrund. Derfor vil grundejerforeninger ofte få glæde af at vælge et regnskabssystem der inkluderer support og guides, så en kommende kasserer ikke skal være afhængig af en overlevering, som ikke altid er mulig mellem to frivillige.

Af samme grund gør man også finde et regnskabsprogram, der ikke er for kompliceret. Det fremtidssikrer ikke kun systemet for kommende kasserer, men gør det også nemmere at finde en ny kasserer til foreningen, da opgaven både vil være lettere at overtage og besidde.

Kontingentopkrævning som en integreret del af regnskabssystemet

Kontingent, fællesbidrag eller ejerbidrag. Kært barn har mange navne. Uanset hvad I kalder opkrævningerne, så er de i de fleste foreninger den primære indtægtskilde, og dermed en vigtig del af et regnksbsprogram. Ifølge bogføringsloven skal de enkelte opkrævninger posteres hvert for sig. Der kan altså ikke bare laves en enkelt postering med alle opkrævninger på tværs af medlemmer.

Det er derfor vigtigt, at kontingentopkrævningen er en fast integreret del af regnskabssystemet, så dette bliver gjort automatisk, da det særligt i store foreninger kan være en stor opgave at bogføre manuelt. Dette kan gøres på mange måder, eksempelvis ved at benytte regnskabssystemet i Vores Forening, der også indeholder muligheden for automatisk at opkræve og bogføre kontingenter, fællesbidrag og a-contoopkrævninger.

Et regnskabsprogram der følger bogføringsloven

Som grundejerforening er I ikke forpligtet til at følge bogføringsloven. Men det betyder ikke, at I ikke skal gøre det, for i praksis er der mange fordele ved det.

Helt grundlæggende er den største fordel, at lovens bestemmelser sikrer gennemsigtighed og gode procedurer, hvilket kan være en mangelvare i nogle frivillige kassereres bogholderi. Hernæst betyder det, at foreningen kan vælge en revisor, som er bekendt med bogholderi indenfor lovgivningen, og både være et vågent øje for medlemmerne og hjælpe kasseren med at sikre den bedst mulige økonomistyring- og rapportering.

Den svære sandhed er, at underslæb sker. Desværre også i frivillige foreninger. En af de bedst måder at sikre sig i mod det er åbne processer og et bogholderi der følger bogføringslovens bestemmelser.

Bogholderi uden moms, skat og virksomhedsordninger

I modsætning til de fleste virksomheder, så skal en grundejerforening hverken betale skat, moms, dækningsbidrag eller lign. Det betyder, at man som kasserer ikke skal benytte de mange smarte funktioner udarbejdet til at varetage dette.

Faktisk kan disse funktioner ofte være til gene, hvis kassereren manuelt skal fjerne moms fra hver eneste faktura, eller fjerne indregnet skat fra løbende rapportering og foreningens årsregnskab. I nogle regnskabsprogrammer er funktionerne lige til at deaktivere, mens de i andre skal deaktiveres hver eneste gang. Dette bør I undersøge inden I vælger et særligt regnskabsprogram, lige som at I bør overveje at vælge et regnskabsprogram der er bygget særligt til grundejerforeninger, og derfor er specialdesignet til et bogholderi uden moms og skat.

Mulighed for online bilag og posteringer

Sidst men ikke mindst, så er det vigtig at vælge en regnskabsløsning der er digital og giver mulighed for online bilag. Det er ikke kun fordi, at det er et krav gennem den nye bogføringslov, men også fordi det er en gave til både kasseren, revisoren og den kommende kasserer.

Den nuværende kasserer slipper for at samle fysiske dokumenter og skulle opbevare alle bilag i mange år. Revisoren kan gennemgå regnskabet trygt og godt fra sin egen computer, og den næstkommende kassere kan skabe sig et komplet overblik over økonomien uden at skulle have overdraget stakkevis af dokumenter.

Samtidig er det også en sikkerhed for foreningen og dens økonomi, at alle data er samlet et sted. Så er man ikke afhængig af en enkelt frivillig der kan bliver syg eller fraflytte foreningen.

Få en online gennemgang inden I beslutter jer

Det er kun bestyrelsen der kan vurdere, hvilket regnskabsprogram der er det rette for foreningen. Derfor anbefaler vi altid, at I deltager i en online demonstration af de interessante løsninger inden I træffer en endelig beslutning. Hvis I ønsker en online præsentation af regnskabssystemet i Vores Forening kan I bestille det gratis og uforpligtende her.