Hvilket administrationssystem skal jeres forening vælge?

I Danmark findes der forskellige virksomheder der tilgodeser foreningerne og som har til formål, at hjælpe dem godt på vej. I denne artikel sammenligner vi tre af de største platforme, som bruges til administrationen af en forening.

‍

Administrationsplatform

Hvorfor kan det gavne foreninger landet over, at bruge en platform til at administrere husstande og beboere? Foreningerne kan ved hjælp af et administrationssystem sikre, at alle personfølsomme data bliver overholdt ifølge GDPR-loven. Derudover gør online databaser det også lettere for bestyrelsen at samarbejde.

‍

MinEjendom

MinEjendom henvender sig primært til boligforeninger, hvor de tilbyder arkiv til dokumenter, kommunikationsmuligheder og vidensdeling.

Med platformen har boligforeninger mulighed for, at oprette en online opslagstavle på deres beboer app, hvor beboerne kan få notifikationer, kommentarer, de kan vedhæfte filer og bestyrelsen kan styre rettighederne for beboerne. 

‍

Andre funktioner:

• Arkiv. Med arkiv har bestyrelsen mulighed for at oprette mapper og dele dokumenter.
• Begivenhed. Bestyrelsen kan planlægge de aktiviteter og begivenheder, der finder sted i foreningen. 
• Vedligehold. Lav løbende opdateringer og hold styr på ejendommens vedligeholdelsesplan.
• Kontakter og adresser. Få et overblik over foreningens kontakter, såsom VVS’er eller vicevært. Her kan bestyrelsen også få et overblik over lejligheder og beboere. 
• Venteliste. Ventelisten giver bestyrelsen mulighed for at få et automatisk kø-system, opkrævninger og salgsopslag.

‍

ProBo

ProBo vil gerne forbinde al kommunikation vedr. ejendommen ét sted. ProBo henvender sig til alle former for boligselskaber, foreninger og andelsselskaber. Herudover har ProBo fokus på at digitalisere og effektivisere foreningens aktiviteter mest muligt. ProBo har også tilføjet muligheden for online skadeanmeldelse.

‍

Andre funktioner:

• Dokumentarkiv. Her kan brugerne dele dokumenter såsom indkaldelser, husregler og vedtægter med beboere, bestyrelser, viceværter m.fl.
• Økonomi. Få et overblik over ejendommens økonomi.
• Digitale underskrifter. Prosedo giver mulighed for, at bestyrelsen kan modtage digitale underskrifter på lejekontrakter, overdragelser og referater.
• Beboerprofil. Beboerne kan oprette en profil, hvor de kan kommunikere med bestyrelsen, viceværten og administrator.
• Booking af vaskeri og fælleslokaler. ProBo giver beboerne mulighed for at booke egne faciliteter, såsom vaskemaskiner, festlokaler, grillen i gården osv. 

‍

Vores Forening

Vores Forening har stor fokus på ejerforeninger, grundejerforeninger, laug og andelsboligforeninger. Platformen er bygget af frivillige for frivillige. Vores Forening vil gerne hjælpe frivillige landet over, med at effektivisere deres tid, så de kan bruge tiden på det der betyder noget.

Ved hjælp af Vores Forening har Bestyrelsen mulighed for, at holde styr på foreningens husstande og beboere, hvor de også bliver opbevaret GDPR-sikkert. Her har bestyrelsen selvfølgelig også mulighed for, at holde kontakten mellem foreningens medlemmer og de er dermed sikrer på, at informationerne når frem.

‍

Andre funktioner:

• Regnskabssystem. Bestyrelsen kan hurtigt lave foreningens regnskab og sparer flere timers arbejde.
• Kontingentopkrævning. Her kan bestyrelsen også opkræve kontingent, fællesbidrag og a-contobeløb automatisk - hvor betalingen bogfører sig selv.
• Dokumentarkiv. Ligesom de to forrige har foreningerne mulighed for at opbevare alle dokumenter sikkert og vælge hvem, de skal deles med.
• Vand- og varmeregnskab. Med denne funktion kan bestyrelsen opkræve, beregne og afregne vand- og varmeregnskabet med få klik.   
• Waitly-integration. Samarbejdet mellem Waitly og Vores Forening betyder, at andelsboligforeninger har mulighed for at benytte Waitlys venteliste til køb og opskrivninger. Integrationen betyder også at bestyrelsen ikke selv behøver at flytte beboere ind og ud i forbindelse med salg. Det hele sker helt automatisk.

‍