Guide: Sådan opretter I et vejlaug

Historisk har vejlaug været benyttet i landkommuner, hvor brugerne af de pågældende vejen i fællesskab udbyggede og vedligeholdte veje gennem vejlauget, mens veje i byzoner typisk har været etableret og vedligeholdt af de danske kommuner.

Gennem de seneste 30 år har dette dog ændret sig, og i dag bliver næsten alle nye veje i beboelsesområder oprettet som private fællesveje. Også i byzonerne. Samtidig har flere kommuner, som eks. Aarhus Kommune, påbegyndt en privatisering af kommunale veje, hvilket skaber et behov for stadig flere vejlaug.

I denne guide gennemgår vi processen for at stifte et vejlaug og sikre, at den nye forening kommer godt fra start.

Hvornår bør man oprette et vejlaug?

Et vejlaug bør oprettes, når der oprettes private fællesveje, eller kommunale veje overgår til at blive privat fællesvej. En privat fællesvej betyder, at vejen ikke vedligeholdes af kommunen, og at det er grundejerne med tilknytning til vejen, der har ansvar for vedligehold og pleje af vejen.

Ved drift og vedligehold forestås alle opgaver fra renovering af belægning til glatførebekæmpelse om vinteren og fartregulering med eks. vejbump. Ved at oprette et vejlaug kan man altså i fællesskab varetage driften og vedligeholdet af hele vejen og dermed opnår stordriftsfordele, som den enkelte grundejer ikke ville være i stand til.

Hvis man ikke opretter et vejlaug, er det den enkelte grundejer der er ansvarlig for vedligehold, snerydning mv. af vejen ud for den pågældendes grund. Hvis vedligeholdet ikke foretages i tilfredsstillende grad, kan kommunen udføre vedligeholdet på grundejerens regning og med pålæg af et betydeligt administrationsgebyr.

4 steps til en succesfuld oprettelse af vejlauget

Alle vejlaug og kommuner er forskellige. Der kan derfore være lokale forhold bestemt i lokalområdets lokalplan eller kommuneplanen, som I skal tage højde for, når I stifter jeres vejlaug. Følgende fremgangsmåde vil dog være brugbar for langt størstedelen af alle private fællesveje i Danmark.

1: Afklaring af engagement blandt vejens grundejere

Det første I skal gøre inden I opretter jeres vejlaug er, at afklare engagementet blandt de, der er potentielle medlemmer af vejlauget. I en byzone vil det være dem, der ejer grunde som støder op til den pågældende vej, mens det i landzoner vil være dem, der benytter vejen.

Medmindre vejlauget er fastlagt i lokalplanen eller tinglyst på grundene, så er der ikke medlemspligt af et vejlaug. Det betyder altså, at grundejere med vedligeholdelsespligt kan vælge ikke at bidrage til vejlauget, selvom alle andre grundejere er medlemmer. Derfor er det vigtigt, at opstarte stiftelsesprocessen med en god dialog grundejerne imellem.

Hvis I på forhånd har afklaret, at alle grundejere ønsker at være medlemmer af vejlauget, kan dialogen være løbende opdateringer på fremdriften i arbejdet med at oprette vejlauget. På den måde føler alle medlemmer sig hørt og opdateret. Hvis I ikke har afklaret om der er fuld opbakning til vejlauget, kan det være et godt første skridt at afholde et fælles dialogmøde. Dette møde har til formål at starte snakken op og videreformidle jeres tanker og ønsker til et kommende vejlaug.

2: Afholdelse af stiftende generalforsamling

Når engagementet blandt de kommende medlemmer er afklaret, skal I indkalde til en stiftende generalforsamling. Da der ingen vedtægter er for foreningen endnu, er der ikke formelle krav til indkaldelsen, men der er et par gode råd: indkald i god tid, indkald i et format, som er tilgængeligt for alle, og husk at gøre det klart, hvad der ønskes behandlet på den stiftende generalforsamling.

Som oftest vil dagsordenen på den stiftende generalforsamling indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Valg af stemmetællere
4. Redegørelse for stiftelsen af foreningen
5. Vedtægter
6. Foreningens fremtidige aktiviteter
7. Foreningens økonomi
8. Valg af bestyrelse
9. Valg af revisor

Det er vigtigt, at der inden generalforsamlingen forelægger et forslag til vedtægter, som de potentielle medlemmer kan gennemlæse inden mødet. Medmindre vejlauget har helt særlige ansvarsområder udover det sædvanlige, så kan foreningens vedtægter tage udgangspunkt i de kommunale standardvedtægter for vejlaug. Disse kan findes på den lokale kommunes hjemmeside, eller ved at kontakte teknik- og miljøforvaltningen.

Se et eksempel på standardvedtægter fra Randers Kommune her.

Når generalforsamlingen er ovre, er det tid til at afholde første bestyrelsesmøde. Her kan I uddele ansvarsområder og aftale hvem der udfører de praktisk opgaver i forbindelse med stiftelsens næste skridt. Det er også en god ide at kontakte medlemmerne umiddelbart efter generalforsamlingen for at give en opdatering på bestyrelsens ansvarsfordeling samt fremsende referatet fra den stiftende generalforsamling.

3: Registrering, tinglysning og oprettelse af forening

Når foreningen er oprettet ved den stiftende generalforsamling, er det tid til at registrere foreningen officielt. Der kan være særlige tilfælde, hvor vejlauget skal registreres ved teknik- og miljøforvaltningen i den hjemhørende kommune. Hvis dette er tilfældet, vil det være oplyst særskilt i lokalplanen for området eller på forvaltningens hjemmeside.

Registrering ved erhvervsstyrelsen

For at foreningen kan oprette en bankkonto og modtage post fra det offentlige, skal den registreres i CVR-registret. CVR-registret bliver ført af erhvervsstyrelsen, som også tildeler foreningen et CVR-nummer umiddelbart efter oprettelse. Det er gratis for foreningen at registrere sig, og foreningens skal genregistreres hvert 3 år.

Læs mere om hvordan I registrer jeres forening på erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Oprettelse ved den valgte bank

Vejlaug vil som udgangspunkt oparbejde store formuer, mens foreningen sparer op til stort vedligehold af vejen. Derfor er det vigtigt, at foreningen får en særskilt konto, så midlerne ikke bliver placeret ved en privatperson. Dette sikrer samtidig, at alle finansielle forhold kan overdrages i forbindelse med at kasserens bliver udskiftet.

Nogle banker, eks. Danske Bank, har særlig løsninger til foreninger, som også gør det nemt løbende at udskifte bestyrelsen og få øvrige fordele som eks. MobilePay til foreningen. Husk at tjekke priser og vilkår ved flere banker Inden I beslutter hvilken I ønsker at tilknytte foreningen.

Tinglysning af medlemskab af vejlauget

Da medlemskab af vejlauget som udgangspunkt er frivilligt, er det op til kommende ejere af grunde på vejen at beslutte, om de ønsker at være en del af vejlauget. Hvis foreningen ønsker at sikre, at alle grundejere har pligt til at være medlemmer af vejlauget, kan der tinglyses en medlemspligt på den enkelte ejendom. Dette er kun en mulighed, hvis alle nuværende grundejere ønsker at tiltræde tinglysningen.

Læs mere om mulighederne for tinglysning her.

4: Opstart af foreningens administration

Når foreningen er stiftet og registreret, så begynder hverdagen. Det betyder, at foreningen skal drives, der skal opkræves kontingent og laves regnskab med mere. Denne administration kan grundlæggende gøres på to forskellige måder: ved en frivillig kasserer eller ved en professionel administrator.

Administration ved en frivillig kasserer

Ved en frivillig kasserer forstås der, at et medlem af foreningen melder sig til at varetage foreningens administration uden vederlag. Det vil altså være kassereren der udsender kontingentopkrævninger, betaler regninger, laver den løbende bogføring og udarbejder årsregnskabet. Dette kan være en stor opgave, og det er ikke altid nemt at finde en engageret frivillig til denne post.

For at gøre arbejdet nemmere, kan foreningen investere i et medlems- og administrationssystem til vejlaug, som automatiserer store dele af det manuelle arbejde for den frivillige kasserer.

Administration ved en professionel administrator

Hvis foreningen ikke kan finde en frivillig kasserer, er det muligt at betale en administrator for at varetage kasserollen professionelt. Dette er markant dyrere end at have en frivillig, der laver arbejdet vederlagsfrit, men der er andre fordele ved løsningen. Med en professionel administrator er man sikker på, at arbejdet bliver udført korrekte, og at administrationen både har de rette kompetencer og forsikringer.

Vores Administration har en særlig administrationspakke til vejlaug, som du kan læse mere om her.