Guide: 3 metoder til at opkræve kontingent, haveleje og fællesbidrag

Kontingentet er livsnerven i enhver ejerforening, grundejerforening og vejlav. Det er nemlig kontingentet der finansierer foreningens drift og udvikling. Derfor er det vigtigt, at kontingentet bliver opkrævet korrekt, til tiden og uden store problemer for foreningens medlemmer.

Grundlæggende er der 3 forskellige måder at opkræve kontingentet på; den klassiske, den almindelige og den automatiske. Disse 3 metoder er beskrevet i denne artikel, så I nemt kan træffe en beslutning om hvilken metode der passer bedst til jeres forening.

Den klassiske tilgang til kontingentopkrævning

Den klassiske tilgang til kontingentopkrævning i haveforeninger, grundejerforeninger, vejlaug mm. er ved en simpel bankoverførsel. Kassereren vil med denne metode sende en mail eller omdele et brev hvorpå der står, hvor meget den enkelte husstand skal betale i kontingent. Denne metode har tidligere været meget udbredt blandt ejerforeninger, men er gennem de seneste år blevet mindre populær grundet det store arbejde for kassereren.

Fordele ved opkræve kontingent på klassisk vis

1. Det er billigt. Hvis kassereren udsender opkrævningen pr. mail og alle medlemmer betaler via bankoverførsel, er foreningens omkostninger til opkrævningen tæt på 0 kr.
2. Det er velkendt. I mange foreninger, hvor opkrævningen før har været foretaget på klassisk vis, vil det oftest være nemt for medlemmerne at fortsætte på samme måde. Dette gælder dog ikke foreningens tilflyttere, som alt andet lige vil have erfaring med en nemmere løsning fra deres tidligere forening.

Ulemper ved opkræve kontingent på klassisk vis

1. Det er meget tidskrævende. Hvis kassereren omdeler fysiske opkrævninger bruges meget af tiden på omdeling, mens kassereren også bruger meget tid på at indhente e-mail adresser ved fremsendelse af mail. Herefter skal alle kontingenter afstemmes og bogføres manuelt, hvilket også er et omfattende arbejde for selv en trænet kasserer.
2. Det er bøvlet for medlemmerne. Foreningens medlemmer skal aktivt overføre penge til ejerforeningen og kan ikke blot have en automatisk overførsel som ikke tager højde for kontingentstigninger. Der vil derfor ofte være mange, der glemmer at betale.

Den almindelige tilgang til kontingentopkrævning

Gennem de senere år har mange foreninger skiftet opkrævning af fællesbidrag, haveleje og kontingent ud med digitale løsninger såsom MobilePay Subscriptions eller Betalingsservice. Dette er særligt udbredt blandt større foreninger, som har fundet den klassiske opkrævning meget tidskrævende. Da denne løsning ikke oprindeligt er udviklet til ejerforeninger, haveforeninger mv., er der dog stadig en række ulemper ved valget af denne løsning.

Fordele ved opkræve kontingent på almindelig vis

1. Opkrævningen sker automatisk. De medlemmer, der har tilsluttet sig løsningen bliver automatisk opkrævet kontingentet. Dette betyder, at arbejdsbyrden forbundet med selve opkrævningen bliver reduceret markant.
2. En velkendt løsning. Betalingsservice er meget udbredt blandt andre leverandører til medlemmerne, f.eks. deres elselskab. Derfor kender beboerne til betalingsløsningen og kan nemt tilslutte sig.

Ulemper ved opkræve kontingent på almindelig vis

1. Ingen sammenhæng med medlemssystemet. Mens nuværende medlemmer nemt kan opkræves, så opstår der et problem med til- og fraflyttere i foreningen. Nye medlemmer bliver nemlig ikke automatisk tilmeldt betalingsservice, og gamle medlemmer afmeldes ikke. Der er derfor ekstra manuelt arbejde forbundet med flytningen.
2. Manuel bogføring. Alle opkrævninger foretaget gennem betalingsservice skal manuelt bogføres i foreningens regnskabsprogram. I modsætning til hvad mange gør i praksis, så foreskriver regnskabsloven at der udarbejdes bogføringsmateriale for hvert enkelt transaktion. Det betyder, at alle opkrævninger skal bogføres og man ikke blot kan bogføre en samlet indbetaling.

Den automatiske tilgang til kontingentopkrævning

Den automatiske tilgang til kontingentopkrævning er meget populær blandt nyvalgte kasserer, og kasserer der ønske at gøre arbejdet så let som muligt. Med automatisk opkrævning af kontingent, haveleje eller fællesbidrag, som det f.eks. kan gøres gennem medlemssystemet Vores Forening, er der nemlig forsvindende lidt arbejde forbundet med at opkræve kontingentet. Både opkrævningen, betalingen, bankafstemningen og bogføringen er nemlig fuldt automatisk.

Det bedste ved det hele er, at det fungerer med 8 forskellige betalingsløsninger, som foreningen frit kan vælge imellem – og det er endda muligt at have flere aktiveret og lade medlemmerne vælge selv.

Læs mere om fordele og ulemper samt priser på de forskellige betalingsløsninger

Fordele ved opkræve kontingent automatisk

1. Fuld integration og automatisk bogføring. Kontingentopkrævning gennem Vores Forening er en integreret del af medlemssystemet. Det betyder, at kassereren altid har adgang til de nyeste data og ikke behøver at tænke på hverken til- og fraflytninger, afstemning eller bogholderi. Det hele er nemlig klaret automatisk.
2. Nemt at finde en ny kasserer. Det er altid nemmere at finde en kasserer til en forening, hvor rollen er en overskuelig størrelse. Ved en rundspørge blandt 100 foreninger der benytter Vores Forening har formændene fortalt, at det efter introduktion af medlemssystemet har været nemmere at finde en kasserer, der vil overtage et moderne og automatisk bogholderi.

Ulemper ved opkræve kontingent på automatisk

1. Priserne er højere. Det er desværre ikke gratis at benytte smarte betalingsløsninger, og også den automatiske betalingsmarkering er forbundet med omkostninger. Det vil derfor være en smule dyrere for foreningen at benytte den automatiske metode i forhold til den klassiske. Foreningen vil dog ikke skulle betale mere end ved den almindelige metode, da administrationen bliver betalt af det enkelte medlem.
2. Det kan være en udfordring med et nyt system. Hvis foreningen har mange ældre medlemmer, kan det være svært at ændre til et moderne system til kontingentopkrævning. De er måske vant til opkrævning på klassisk vis, eller har ikke adgang til en PC. Vores Forening kan udsende breve til disse medlemmer, men selv dette brev vil se anderledes ud end det plejer.

Sådan bør I afgøre, hvilket system der passer til jeres forening

Når bestyrelsen beslutter hvordan de vil opkræve kontingent i vejlaget, grundejerforeningen eller ejerforeningen, så er der særligt to ting der bør tages højde for. Den første er kassererrollen – både for den nuværende og kommende kasserere. Hvor nemt ønsker I at det skal være at være kasserer, og hvor mange penge vil foreningen og medlemmerne investere i foreningens frivillige?

Hernæst er det medlemmerne og deres sammensætning. Hvis alle medlemmer er ældre uden adgang til computere, så er digitale opkrævningsløsninger ikke vejen frem. I sidste ende bør det altid være medlemmerne der er afgørende for, hvordan der opkræves, da det er deres forening og dem, der bliver ramt afændringer i opkrævningsmetoden.