Gratis skabelon: Indkaldelse til generalforsamling i ejerforening

Uanset om der er tale om en ejerforening, haveforening, grundejerforening eller andelsboligforening, så er det fælles for dem alle, at generalforsamlingen er medlemsdemokratiets festdag.

For at I kan fokusere på samværet og den gode generalforsamling uden at blive forstyrret af formalia, har vi lavet en nem skabelon til indkaldelsen til foreningens generalforsamling. Skabelonen kan downloades herunder, og det kræver kun ganske få rettelser inden invitationen kan udsendes til medlemmer og ejere i foreningen.

Download skabelonen her (Word-format)

Udfyldelse af indkaldelses-skabelonen

Grundlæggende er der 3 ting, der skal udfyldes i skabelonen. Det er tid, sted og dagsordenen. Dette er nemlig de 3 ting, der gør indkaldelsen gyldig, foruden udsendelse i korrekt tid.

Tid og sted bliver bestemt af jeres planer for afholdelse af generalforsamlingen. Det er vigtigt at der noteres en faktisk adresse og lokation og ikke blot "fælleshuset" eller "hvor vi plejer".

Fastsættelse af generalforsamlingens dagsorden

Dagsordenen for generalforsamlingen fastsættes af foreningens vedtægter. Hvis det er en ejerforening, og den benytter normalvedtægterne, så vil dagsordenen som minimum være som følger:

1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år
3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse
4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse
5. Forslag efter § 10
6. Forelæggelse af budget til godkendelse
7. Valg af formand for bestyrelsen i lige år
8. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen
9. Valg af eventuelle suppleanter til bestyrelsen
10. Valg af revisor
11. Eventuelt

Det er vigtigt, at I tilføjer alle punkter til dagsordenen, som I ønsker behandlet. Det er nemlig ikke muligt på dagen at diskutere og træffe beslutninger om forslag og punkter, som ikke er angivet på dagsordenen på forhånd.

Fremsendelse af den endelige invitation

Når I har donaloadet og tilpasset invitationen, så er det tid til at sende den ud. Dette skal for foreninger der benytter normalvedtægten ske skriftligt, hvilket også er standarden i mange foreninger der har deres egene vedtægter.

Det er vigtigt at bemærke, at det ikke er nærmere angivet hvordan det skal fremsendes skriftligt. I kan derfor benytte den metode, som i plejer at benytte til at kontakte foreningens medlemmer, hvad end der er tale om e-mails, opslagstavle eller omdelt post.

Deadline for fremsendelse af invitation

Lige som med dagsordenen, så er det foreningens vedtægter der bestemmer hvorfor ejerene i ejerforeningen skal indkaldes til generalforsamling. Foreninger der benytter normalvedtægten kan som med dagsordenen finde fristen for indkaldelse i normalvedtægternes bestemmelser. Disse siger:

Den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 4 ugers og højst 8 ugers varsel. Årsregnskab og budget gøres tilgængeligt sammen med indkaldelsen eller senest 1 uge før generalforsamlingen.

Samtidig ved vi at:

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest 6 måneder efter udløbet af ejerforeningens regnskabsår.

Dette vil i praksis sige, at generalforsamlingen kan indkaldes tidligst 1. december til afholdelse 1. januar i det næstfølgende år, og senest d. 2. juni til afholdelse d. 30 juni. Disse deadlines vil gælde for de fleste foreninger, da langt størstedelen følger kalenderåret som regnskabsår.

Selvom jeres forening ikke benytter normalvedtægten, vil det stadig være muligt at finde den konkrete deadline i jeres vedtægter. Dette vil typisk være i et afsnit kaldet "ordinær generalforsamling".

Planlægning af en god generalforsamling

Generalforsamlingen handler om meget mere end blot at stemme. Det er nemlig på generalforsamlingen at hele foreningen er samlet og bestyrelsen har mulighed for at lufte ideer, søge udskiftning og involvere resten af foreningen.

For at generalforsamlingen bliver en stor og velbesøgt succes, så giver det ofte mening at påbegynde forberedelserne i god tid inden. Dette giver nemlig mulighed for at skabe engagement om arrangementet, eller gentænke hvordan I holdergeneralforsamling, hvis I ofte har haft problemer med at få medlemmerne til at møde op.

Hvis du vil blive klogere på hvordan I holder en engagerende generalforsamling med mange gæster, så kan du læse mere i vores guide med 9 tips til en velbesøgt generalforsamling.