E/F Hjelmensgade: Rod i dokumenterne lægger grundstenene til Vores Forening

Skønt beliggende i en baggård i Øgaderne i Aarhus er Ejerforeningen Hjelmensgade. Ejerforeningen består af 6 husstande, der tidligere har været en fabrik, men nu er omdannet til ejerboliger.

Ejerforeningen er oprettet i starten af 00’erne og har altid været drevet som en lille ejerforening med stor udskiftning i både ejerkredsen og bestyrelsen. Det betyder, at der ikke altid har været gode overleveringer mellem bestyrelserne, og mange informationer er gået tabt gennem tiden.

En ny formand træder til i ejerforeningen

I 2019 overtog Kasper formandsposten i ejerforeningen og forventede en nem overdragelse. For med en uddannelse som økonom og erfaring som formand for en række andre foreninger, burde formandsposten ikke blive en svær opgave.

Det viste sig dog hurtigt at blive en større opgave end forventet. Foreningens dokumenter var opbevaret på print og var flyttet fra foreningen sammen med en tidligere formand. Det samme gjorde sig gældende for de fleste af foreningens informationer, og der var ikke engang en liste over ejere og beboere i foreningen. 

Det var en udfordring for den nye bestyrelse, der besluttede sig for at sætte foreningen i system. 

Jagten sættes ind på ét samlet system

Foreningen skulle sættes i system ved at samle alle informationer på én platform. For mens der findes et godt regnskabsprogram, et godt filarkiv og gode mailsystemer, så snakker de ikke sammen.

Netop at alt er samlet i ét system er ikke bare en fordel for bestyrelsen i hverdagen, men hjælper også når foreningen skal overleveres til en ny bestyrelse. 

Ved overdragelse skal en ny bestyrelse derfor blot have et login til platformen, og så har de alle informationer og alt tidligere historik til rådighed. Præcis som bestyrelsen i EF Hjelmensgade gerne selv ville have overtaget foreningen, da de blev valgt.

Et tilpasset system, der bygges til foreningen

Et sådan system var desværre ikke til at finde på markedet. Derfor satte formanden, Kasper, sig for at få udviklet et system til ejerforeningen. Ved at udvikle det selv kunne det nemlig blive tilpasset til virkeligheden i en ejerforening og dermed være med til at opfylde alle bestyrelsens ønsker.

På en platform af open source og med hjælp fra et udviklingshus i Tyrkiet blev den første version af systemet udviklet og taget i brug i ejerforeningen.

Vores Forening bliver tilgængeligt for ejerforeninger landet over

I foråret 2020 havde rygtet om platformen spredt sig, og flere andre ejerforeninger fik mulighed for at benytte systemet til deres administration. Det stod dog hurtigt klart, at platformen var bygget særligt til én forening, og ikke til at kunne håndtere mange forskellige behov.

Der var behov for en sådan platform blandt mange andre ejerforeninger, grundejerforeninger og andelsboligforeninger. Kasper afsøgte derfor mulighederne for at videreudvikle platformen til problemfrit at kunne håndtere mange forskellige ejer- og grundejerforeninger. 

Aarhus Universitet, Grundfos og Fonden for Entreprenørskab er blandt de partnere, der kan se behovet for platformen og støtter udviklingen af en opdateret version til offentlig brug.

Den opdaterede platform blev offentligt tilgængelig i foråret 2021, og ved udgangen af 2021 var der mere end 3.200 husstande, der benyttede Vores Forenings platform.

Vores Forening i dag

Vores Forening er i dag opdateret til tredje version, der er bygget direkte til at kunne håndtere mange og forskellige foreninger. Der er tilføjet en lang række funktioner siden den første version, og udviklerteamet i Aarhus består af 4 mand, der hele tiden opdaterer og forbedrer platformen.

Platformen er ejet og drevet af virksomheden Foreningsservice ApS, hvor overskuddet går til at videreudvikle platformen til glæde for de foreninger, der benytter Vores Forening.