9 tips til en velbesøgt generalforsamling i ejerforeningen

Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle foreninger. Det er uanset om foreningen er et vejlaug, en grundejerforening, en ejerforening eller en andelsboligforening. Fælles for alle foreninger er det også, at en velbesøgt generalforsamling er den bedste start på et foreningsår. Måske endda et foreningsår hvor det ikke blot er tordenskjolds soldater, der endnu en gang stiller op og tager ansvar for foreningen.

For netop at sikre, at generalforsamlingen bliver en god begivenhed med mange deltagende medlemmer, har vi samlet vores 9 bedste tips til en velbesøgt generalforsamling. De 9 tips er generelle, og kan måske lyder banale. Det er der en god grund til. Mange foreninger har nemlig for vane at afholde generalforsamling på den helt samme måde. Her er det derfor gavnligt at stille spørgsmål ved selv de grundlæggende ting.

Med andre ord: Hvorfor er det nu, at vi gør som vi gør? Er der måske en bedre model?

Vores 9 tips til en velbesøgt generalforsamling

1: Få styr på rammerne for generalforsamlingen

Det første der skal på plads for årets generalforsamling et en placering og et tidspunkt. Foreningens vedtægter dikterer typisk et tidsrum, hvor generalforsamlingen kan afholdes, men ikke en eksakt dato.

Man kan med fordel kigge på tidspunkt og placering som sammenhængende, og diskutere de forskellige muligheder ved de mulige datoer. Hvis generalforsamlingen afholdes tidligt på året, skal man finde et indendørs lokale, mens en sen generalforsamling kan afholdes udendørs på foreningens fællesarealer.

Man kan ligeledes tage højde for eventuelle andre begivenheder, der finder sted i foreningen, og lade generalforsamlingen være en naturlig forlængelse af disse. Det kan eks. være en generalforsamling i februar, der afholdes i forbindelse med områdets fastelavnsfest, eller måske en generalforsamling i det tidlige forår, der afholdes som en fællesspisning efter årets første havedag.

2: Diskuter målet med årets generalforsamling

Generalforsamlingen har typisk den samme dagsorden alle år. Det betyder ikke, at der ikke kan være særlige formål med den enkelte generalforsamling. Det kan eks. være, at bestyrelsen ønsker at finde flere frivillige til udvalg i foreningen, eller der skal træffes en særlig stor beslutning for foreningen.

Et sådan mål for generalforsamlingen betyder meget for planlægningen, og bør fastsættes af bestyrelsen i god tid. Ikke nok med at dette giver bestyrelsen mulighed for at planlægge behandlingen af emnet i god tid, så giver det også tid til at forberede medlemmerne på målet.

3: Gennemgå formalia fra ejerforeningens vedtægter

Selvom det kan være gavnligt at prøve noget nyt i jagten på at få medlemmerne til at deltage aktivt i generalforsamlingen, så er det ikke alt der kan ændres. Foreningens vedtægter sætter rammer for del af generalforsamlingens formelle punkter, og det kan som udgangspunkt ikke fraviges. I bør i særlig grad være opmærksomme på kravene til:

• Tidspunktet og formen på indkaldelsen
• Krav til beretninger
• Tidspunkter og krav for fremsendelse af materiale inden generalforsamlingen
• Krav til faste punkter på dagsordenen
• Krav til tidspunkt og placering for selve generalforsamlingen

Så længe de formelle krav fra vedtægterne er opfyldt, kan bestyrelsen efter ønske tilpasse de øvrige dele af arrangementet.

4: Involver medlemmerne i planlægningen

Det er bestyrelsens ansvar, at der bliver afholdt en generalforsamling, men det behøver ikke være bestyrelsen, der står for alt det praktiske. Foreningens medlemmer kan derfor med fordel blive involveret i selve afholdelsen.

Dette kan enten være ved nedsættelse af et egentligt udvalgt til afholdelse af generalforsamlingen, eller ved at uddelegere enkelte opgaver. Eks. kan nogle medlemmer bage kage og lave kaffe, andre kan hjælpe med at flytte borde ud og andre igen kan give en hjælpende hånd med oprydningen.

5: Målret form og indhold til foreningens medlemmer

Der er ikke én bestemt måde at holde generalforsamling på, som passer til alle medlemmer. Derfor bør I som bestyrelse tage et kig på beboersammensætningen i ejerforeningen og på tilslutningen til tidligere arrangementer i foreningen. Dette kan give en ide om, hvad der vil være populært blandt medlemmerne.

Måske er det et stillesiddende møde med lange beretninger der er populært - måske er det bare noget, som I plejer at gøre.

Hvis I har et godt sammenholde i ejendommen, eller ønsker et bedre sammenhold i foreningen, kan det være en god ide at afholde generalforsamlingen i forbindelse med fællesspisning eller en grillaften. Hvis der er mange børnefamilier, kan det være en god ide at afholde det sammen med en fastelavnsfest. Og hvis det er en sommerhusforening med mange medlemmer fra hele landet, kan det være en god ide at afholde arrangementet i en weekend, hvor alle har mulighed for at komme forbi og deltage.

6: Udpeg en dirigent og referent

Ingen succesfuld generalforsamling uden en dygtig dirigent. Hvis målet med generalforsamlingen at tage svære beslutninger, eller der er optræk til ballade, så kan det være en god ide at alliere sig med en dirigent, der er erfaren indenfor faget. Det kræver erfaring at kunne læse rummet og styre en god generalforsamling gennem svære sager.

Er det derimod en generalforsamling som bestyrelsen forventer vil gå smidigt, kan det være en god mulighed for at få nye kræfter ind. Et engageret medlem kan nemt styre foreningens sikkert gennem en stille generalforsamling, hvis vedkommende er blevet godt klædt på af bestyrelsen.

7: Rekrutter deltagere blandt foreningens medlemmer

I foreninger uden tradition for at møde talstærkt op til generalforsamlingen kan bestyrelsen med fordel lægge energi i at rekruttere medlemmer til arrangementet. I denne proces kan man med fordel afprøve andre metoder, end dem man plejer. Det kan være ved at sende en video rundt til medlemmerne, ved at banke på og invitere nye medlemmer personligt eller via andre kommunikationskanaler, som foreningen benytter. Såfremt I benytter Vores Forening, kan I nemt indkalde via beskedsystemet.

Det er samtidig også vigtigt, at gøre det tydeligt for alle, at det er vigtigt at møde op. Medlemmer og ejere, der tidligere har boet til leje, har måske ikke været til generalforsamling før, og ved ikke hvilken betydning det har for fællesskabet og foreningen.

8: Skab rum for debat og gode snakke

Den klassiske generalforsamling er det perfekte sted for lange monologer og søvnige deltagere. Det behøver det dog ikke at være. I samarbejde med den udpegede dirigent kan bestyrelsen sætte rammerne for et arrangement med plads til debat og gode snakke.

Dette kan være gennem indlagte pauser, hvor medlemmerne skal snakke forslagene igennem i mindre grupper, eller ved at spørge nysgerrigt ind til inputs fra deltagerne undervejs i arrangementet.

9: Følg op umiddelbart efter mødet

Når dirigenten har takket for god ro og orden, er det tid til at bestyrelsen kan mødes. På det første møde bør den nyvalgte bestyrelse tage et kig på ansvarsområderne i foreningen og på de forslag, der er vedtaget på generalforsamlingen.

Ved at igangsætte arbejdet umiddelbart efter generalforsamlingen, og kommunikere om det i forbindelse med udsendelsen af referatet, signalerer bestyrelsen noget vigtigt. Nemlig at generalforsamlingen var en succes, og at det har stor betydning hvad der bliver aftalt og og diskuteret på denne og fremtidige generalforsamlinger.