15 fantastiske forbedringer: Stor opdatering af økonomisystemet

Som vi tidligere har teaset, så byder december på to gaver til de kære kasserere i de foreninger, der benytter Vores Forening til hurtigt og nemt at opkræve kontingent, lave årsregnskab og meget mere.

Hver eneste uge leverer vi nye opdateringer, ofte små stabilitets- eller brugervenlighedsforbedringer, men denne opdatering er meget mere end det. Derfor gennemgår vi 15 af de største nye funktioner og forbedringer.

Og som om det ikke var nok, så kan kassererne se frem til endnu en stor opdatering inden de går på juleferie. Vi relancerer nemlig årsrapport-generatoren i en ny og forbedret version, sammen med en række nye eksportfunktioner og rapporter.

De 10 største, nye funktioner

Lad os starte med det mest spændende - de nye funktioner. Der er i alt 31 nye funktioner gemt i den nye opdatering, men lad os tage et kig på de 10 vigtigste.

1: Finansielt dashboard til det hurtige overblik

Finansielt dashboard til det hurtige overblik. Det er vigtigt med et godt overblik over økonomien - også for dem, der måske ikke er 100-meter mestre i at læse posteringer og tabeller. Derfor introducerer vi det finansielle dashboard, som er tilgængeligt for hele bestyrelsen. Dashboardet giver et live overblik over foreningens økonomi gennem året, og hjælper med at synliggøre årets fordeling af indtægter og udgifter.

2: Automatisk aflæsning af bilag

Det kan tage lang tid at udfylde alt informationen fra bilag - det ved vi. Derfor introducerer vi automatisk aflæsning af bilag, så kasseren med et enkelt klik kan udfylde alle relevante informationer som eks. dato, posteringstekst, beløb og kreditor. Det er en stor tidsbesparelse for selv de mindre foreninger, og er med til at sikre mod utilsigtede tastefejl.

Vær opmærksom på, at funktionens præcision og effektivitet forbedres hver gang den bruges til aflæsning og læring. Vi anbefaler derfor, at man fortsat er opmærksom på, at alle data er korrekte - særligt ved håndskrevne bilag.

3: Kreditnota til tilbagebetalinger til beboerne

Denne funktion er måske ikke helt ny, for det har længe været muligt at lave en faktura med et minus-beløb. Med introduktionen af kreditnotaerne, er det nu muligt at udarbejde, sende og bogføre kreditnotaen lige så nemt som det er at sende en faktura.

Uanset om kreditnotaen skal nulstille en faktura, bliver udbetalt med det samme eller tilføjes til næste faktura, så er det nemt og kan klares med få klik.

4: Historisk overblik over alle handlinger og udsendelser

Med det historiske overblik, som findes både for faktura, kreditnota og udgifter, er det muligt at følge det fulde revisionsspor og se, præcis hvem der har lavet hvad og hvornår. Det giver eksempelvis et godt overblik over, hvilke tegningsberettigede der har godkendt hvad og hvornår, og ikke mindst om foreningens faktura er sendt, modtaget - og endda læst.

Vi ved, at der allerede er mange revisorer, der er ellevilde med denne funktion. Men vi er også sikre på, at det kan være en reel hjælp til kassererne derude i alle landets foreninger.

5: Beboersaldi til at skabe det store overblik

Hvem skylder hvad, og hvem var det nu, der indbetalte for meget? Det er et spørgsmål, som vi hører alt for ofte. Derfor introducerer vi beboersaldoer, som samler det fulde overblik over, hvad foreningens mellemværende er med den enkelte beboer.

Det er både muligt at følge den samlede sum og de enkelte transaktioner, der tilsammen udgør den enkelte beboers saldo. Og når kassererne er klar til at få det hele ud af verden, så kan det hele tilføjes til den næstkommende opkrævning med et enkelt klik - det bliver ikke nemmere.

6: Udvidet sortering og filtrering af lister og konti

På alle lister, lige fra kontoversigten til fakturaoverblikket, har det tidligere kun været muligt at sortere rækkerne faldende eller stigende. For at give det bedst mulige overblik, og gøre det nemt at finde en specifik postering, har vi introduceret udvidet filtrering. Det giver mulighed for eksempelvis at vise alle fakturaer, der er sendt mellem d. 1. og d. 24. december, eller alle posteringer på mindre end 100 kr.

7: Debitor- og kreditorsaldolister

I endnu et forsøg på at skabe det fulde overblik har vi udgivet to nye rapporter. De nye rapporter giver et samlet overblik over, hvem foreningen skylder penge og hvem der skylder penge til foreningen. Samtidig er det muligt at se alderen på gælden, så der er mulighed for at sætte ind, inden der opstår for meget dårlig gæld.

8: Kreditorkartotek

Næste gang et kreditkøb oprettes, skal der udfyldes et ekstra felt for kreditor. Det er en angivelse af, hvem pengene skyldes til. Det giver revisor de bedste muligheder for at gennemgå jeres gæld, og giver samtidig mulighed for at sammenligne jeres udgifter til en given leverandør over tid.

Og bare rolig, det tager ikke lang tid at udfylde. Vi henter nemlig automatisk data fra CVR-registeret, og feltet kan udfyldes automatisk gennem vores automatiske aflæsning, som præsenteret i punkt 2.

9: Kopiering af faktura

Selvom langt de fleste sender og genererer fakturaer automatisk, så er der fortsat nogle kasserere, der ønsker at oprette dem manuelt. For at gøre den opgave lettere, har vi introduceret en mulighed for at kopiere fakturaer. På den måde skal der kun vælges en ny modtager, og man slipper for at udfylde de samme informationer igen og igen.

10: Udvidet hukommelse i browseren

Sidst, men ikke mindst, så har vi udvidet hukommelsen i browseren. Det betyder, at webbrowseren husker, hvordan man har sorteret og søgt, så det er slut med at skulle bladre, søge og sortere hver eneste gang man åbner en ny side og går tilbage. Det sparer mange klik, når der er store sorterings- eller overbliksopgaver, som eksempelvis når årsregnskabet revideres.

5 små forbedringer, som du sikkert også vil bemærke

Det behøver ikke at være store funktioner for at gøre en stor forskel. Derfor har vi også lavet en række andre små forbedringer, som helt sikkert vil gøre arbejdet bare en lille smule lettere.

• Skift regnskabsår: Det er nu endnu lettere både at skifte regnskabsår og se, hvilke år man kigger på. Vælgeren er nemlig flyttet til top-menuen.
• Sortering på lister: Vi har forbedret vores sorteringsalgoritme, så systemet opstiller endnu flere adresser korrekt.
• Ejer og lejer: Det er muligt at angive, om en beboer er ejer eller lejer, og på den måde sikre, at de rette modtager den rette information.
• Skift godkender: Hvis et bestyrelsesmedlem skifter, eller der ved en fejl er valgt en forkert godkender, så er det nu muligt at skifte til en anden person fra bestyrelsen.
• Opdateret resultatopgørelse: Rapporten med årets resultat har fået et ansigtsløft og indeholder nu både kontonumre, muligheden for at trykke på konti, og alle linjer fra budgettet.

Tak for jeres bidrag

Selvom vores udviklere har arbejdet intenst, så kan de ikke alene tage æren for de mange nye funktioner. Ideerne stammer nemlig fra kasserere og administratorer, der benytter systemet. Har du selv en ide, ris eller ros, så tøv ikke med at række ud til os på support@voresforening.dk.