Sådan benytter du Vores Forening

Introduktion

Velkommen til "Vores Forening" – en portal, der forenkler livet i jeres forening. Med denne guide vil vi gå skridt for skridt gennem de grundlæggende funktioner på en simpel og forståelig måde, så du kan føle dig tryg ved at bruge platformen.

"Vores Forening" er stedet, hvor vigtige opslag, beskeder og dokumenter fra din forening er let tilgængelige. Uanset om det handler om at se de seneste opslag fra bestyrelsen, forstå dine opkrævninger, eller kontakte dine naboer, så er alt samlet ét sted.

Denne guide er lavet med tanke på at gøre det nemt for dig at få et overblik og benytte dig af alle fordelene, som "Vores Forening" tilbyder – uden at det føles overvældende. Så lad os tage det første skridt sammen mod et mere forbundet og velfungerende fællesskab i din forening.

Opret din personlige bruger

Når bestyrelsen i jeres forening er klar, vil de tilsende jer en velkomstmail til Vores Forening. Velkomstmailen indeholder et link, som du skal benytte til at oprette din personlige bruger.

Brugeren benyttes til at få adgang til alle de spændende informationer, som din forening har gjort tilgængelige på Vores Forening.

1. Find Velkomstmailen: Kig i din indbakke for en mail fra no-reply@voresforening.dk - den kan nogle gange havne i mappen for uønsket post, så tjek gerne der også.
2. Aktiver din Bruger: I mailen finder du en lilla knap mærket "Aktiver bruger på Vores Forening". Klik på denne for at starte processen.
3. Udløbet Link?: Hvis din mail er mere end to uger gammel, vil aktiveringsknappen ikke virke. Du skal i stedet klikke på linket lige under for at få tilsendt en ny mail.
4. Opret Kodeord: Når du klikker på aktiveringsknappen, vil du blive ført til en side, hvor du skal indstille et kodeord for din konto. Vælg noget du kan huske, men som også er sikkert – det skal være mindst 8 tegn og indeholde en blanding af små bogstaver, store bogstaver, tal og specialtegn.
5. Færdiggør din Profil: Nu er det tid til at indtaste eventuelle manglende oplysninger og afslutte oprettelsen af din profil. Det er også her, du kan vælge, om andre i foreningen skal kunne se dine oplysninger.
6. Gem Ændringer: Når du har udfyldt alt, skal du huske at gemme dine ændringer.
7. Du er Klar!: Tillykke, du har nu oprettet din bruger på "Vores Forening" og er klar til at udforske dit nye online fællesskab!

Send og læs beskeder fra bestyrelsen

At være opdateret er kernen i et velfungerende foreningsliv. Med "Vores Forening" modtager du alle vigtige beskeder direkte via e-mail og på selve platformen. Her er hvordan:

1. Når bestyrelsen sender dig en besked, vil du modtage en e-mail.
2. Sikre beskeder kommer med en notifikation, mens usikre beskeder kan læses i sin helhed direkte i din indbakke.
3. Husk, at e-mails kun er til læsning – for at svare, skal du bruge linket "Læs og besvar beskeden" i mailen. Dette link fører dig direkte ind på "Vores Forening", hvor du kan se og besvare beskeden.
4. Alle dine beskeder kan tilgås ved at navigere til "Beskeder" og herefter "Indbakke" i menuen i venstre side.

Og når du skal sende en besked:

Kommunikation er tovejs, og "Vores Forening" gør det nemt også at nå ud til bestyrelsen:

1. Klik på "Beskeder" efterfulgt af "Indbakke" i menuen til venstre.
2. Vælg "Send besked" for at åbne et nyt beskedvindue.
3. Udfyld beskedens detaljer – vælg bestyrelsen eller et enkelt medlem som modtager og skriv din besked.
4. Beslut om du ønsker at sende beskeden sikkert (kun læsbar indenfor platformen) eller som en almindelig e-mail.
5. Efter at have trykket "Send", vil din besked være på vej.

Brug beskedfunktionen til at holde linjerne åbne, og sørg for, at dine tanker og spørgsmål bliver hørt.

Læs opslag på foreningens digitale opslagstavle

Den digitale opslagstavle er hvor du finder alt fra de seneste annonceringer til vigtige påmindelser.

Sådan bruger du opslagstavlen:

1. Når du logger ind på "Vores Forening", er opslagstavlen en af de første ting, du vil se.
2. Opslagstavlen opdateres løbende af bestyrelsen, så du altid er informeret om de seneste nyheder og hændelser.
3. For at læse et opslag, skal du blot klikke på dets overskrift. Dette vil åbne opslaget, så du kan læse det i detaljer.

At holde sig opdateret:

Hver gang der er et nyt opslag, vil du modtage en e-mail med indholdet. Dette sikrer, at du ikke går glip af noget, selv når du ikke er logget ind.

Det er designet sådan, at opslagstavlen er til information - det betyder, at du ikke kan besvare opslag direkte derfra. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til noget på opslagstavlen, er du velkommen til at kontakte bestyrelsen gennem de normale kommunikationskanaler.

Læs, print og download dokumenter fra foreningens arkiv

Foreningens dokumentarkiv er en guldgrube af viden og ressourcer. Her har bestyrelsen mulighed for at dele essentielle dokumenter med dig som referater og vedtægter.

Sådan tilgår du dokumentarkivet:

1. Find og klik på "Dokumenter" i den venstre menu.
2. Arkivet vil vise dig mapper og filer, som bestyrelsen har gjort tilgængelige for dig.

Læse og håndtere dokumenter:

• For at se et dokument: Klik på det ønskede filnavn for at åbne en forhåndsvisning direkte i din browser.
• For at downloade: Find de tre prikker under "handlinger" ved siden af filen, og vælg "download" fra menuen.
• For at printe: Efter download kan du åbne filen på din enhed og følge din computers normale printprocedure.

Du får ikke automatisk en notifikation, når nye dokumenter tilføjes. Derfor er det vigtigt regelmæssigt at tjekke arkivet for at holde dig ajour med de seneste dokumenter.

Se og betal dine opkrævninger

Det at holde styr på økonomien er en vigtig del af det at være medlem af en forening. "Vores Forening"-platformen gør det let for dig at se og holde styr på dine opkrævninger, så du altid ved, hvad der er betalt, og hvad du stadig skylder.

Sådan ser du dine opkrævninger:

1. Gå til "Medlemmer" i den venstre navigationsmenu og vælg "Husstande".
2. Din egen husstand vil være fremhævet. Klik på den for at åbne husstandsprofilen.

Forståelse af husstandsprofilen:

På husstandsprofilen kan du se en række informationer:

• Fordelingstal: Se hvordan omkostningerne fordeles i din husstand.
• Beboere: Få et overblik over hvem der er en del af din husstand.
• Dokumenter: Adgang til vigtige dokumenter tilknyttet din husstand.
• Opkrævninger: Her kan du se en liste over alle opkrævninger, der er sendt til din husstand.

Betal dine opkrævninger:

Hver opkrævning på listen vil vise, om den er betalt eller udestående. Ved at klikke på en faktura, får du detaljerede oplysninger om den enkelte opkrævning.

Vigtige tips:

• Kassereren markerer typisk opkrævninger som betalt, så det er en god idé løbende at tjekke, at din status er opdateret korrekt.
• Hvis der er uoverensstemmelser, kontakt da kassereren gennem platformen for at få det afklaret.

Hvis du har behov for hjælp

Hvis du støder på spørgsmål eller tekniske problemer på "Vores Forening", er der hjælp at hente. Forståelsen for, hvem du skal kontakte afhængigt af dit behov, sikrer hurtig og effektiv hjælp.

For spørgsmål relateret til selve foreningens drift, såsom informationer om arrangementer eller spørgsmål til indholdet på platformen, skal du rette henvendelse direkte til din forening. Dette kan gøres gennem platformens beskedfunktion eller ved direkte kontakt til et bestyrelsesmedlem.

Oplever du derimod tekniske vanskeligheder, såsom problemer med at indlæse sider eller fejlmeddelelser, er Vores Forenings supportteam klar til at assistere dig. Send din henvendelse til support@voresforening.dk, og du kan forvente et svar inden for 48 timer på hverdage.

Uanset udfordringen er det vigtigt at huske på, at spørgsmål om foreningens interne anliggender skal gå gennem foreningens egne kanaler, mens tekniske spørgsmål kan løftes med supportteamet hos "Vores Forening".