Guide: Forbrugsregnskab og opkrævning af a-conto

Introduktion

Velkommen til vores guide om oprettelse af forbrugsregnskab og opkrævning af a-conto beløb i "Vores Forening". Denne guide er din vejledning til at håndtere forbrugsrelaterede omkostninger såsom vand, varme, el og andre fælles udgifter inden for din forening.

Selvom eksemplet her fokuserer på varme, kan metoden anvendes på ethvert forbrug. Vores mål er at gøre processen forståelig og håndterbar, så du effektivt kan fordele udgifterne retfærdigt blandt alle husstande. Lad os dykke ned i, hvordan du opstiller et klart og retvisende forbrugsregnskab.

Husk også, at vores support står til rådighed alle hverdage på support@voresforening.dk. Det er gratis at skrive til supporten for alle foreninger, med et gyldigt abonnement.

Opsætning af a-contobeløb og konti

For at kunne administrere og opkræve forudbetalte a-contobeløb samt håndtere forbrugsregnskabet effektivt, er det nødvendigt med en korrekt opsætning i "Vores Forening". Denne guide tager dig igennem processen, trin for trin.

A-contobeløb

A-contobeløbet er det forudbetalte beløb, som hver husstand bidrager med til dækning af forventede forbrugsudgifter som fx varme. Dette beløb fastsættes for hver husstand og er baseret på en løbende opkrævning i et fast interval.

• Fastlæggelse af beløb: For at bestemme det faste a-contobeløb, divider det samlede årlige forventede beløb med antallet af opkrævninger per år. For eksempel, hvis det årlige beløb er 1.200 kr., og der opkræves månedligt, bliver det 100 kr. pr. måned.
• Indtastning af a-contobeløb: Det er mest effektivt at indtaste disse beløb, når husstandene først oprettes i systemet. Dette kan gøres via en importproces, som vist i vores videoguide. Skulle dette trin være overset, kan beløbene også indtastes eller justeres manuelt for hver husstand under afsnittet "fordelingstal".

Opsætning af konti

For nøjagtigt at kunne bogføre og afregne forbrugsregnskabet, skal du have oprettet specifikke konti:

• Aconto-opkrævning: Kontoen, hvor forudbetalinger fra husstandene bogføres.
• Forbrugsudgifter: Kontoen, hvor de faktiske forbrugsudgifter bogføres, når de afholdes.
• Afregningskonto: Kontoen, der anvendes til at afregne den faktiske forbrug sammenlignet med a-contoopkrævningerne.
• Sumkonto: En samlekonto kan være nyttig for at give et overblik og lette afstemningen af det samlede forbrugsregnskab.

"Vores Forening" tilbyder standardkonti for vand- og varmeregnskaber, som vi anbefaler at bruge i deres eksisterende form for at bevare systemets integritet og sikre en problemfri bogføringsproces.

Med korrekt opsatte a-contobeløb og de nødvendige konti på plads, er din forening nu klar til at håndtere a-contoopkrævninger og forbrugsregnskabet på en struktureret og effektiv måde.

Opkrævning af a-conto

Når det kommer til administrationen af din forenings økonomi, spiller opkrævning af a-conto en nøglerolle, især for at dække løbende forbrugsomkostninger som varme, vand og el. "Vores Forening" gør denne proces både enkel og automatiseret med sin opkrævningsfunktion.

Automatisk opkrævning

For at sætte den automatiske opkrævning op, anbefaler vi at følge vores detaljerede videguide eller at følge til trin 9 i vores opsætningsguide. Disse ressourcer vil lede dig igennem opsætningen trin for trin og sikre, at du får konfigureret alt korrekt for en gnidningsfri opkrævningsproces.

Manuel håndtering af tidligere opkrævninger

Skulle du stå i en situation, hvor a-conto allerede er opkrævet udenfor systemet, enten før I skiftede til "Vores Forening" eller fordi automatiske opkrævninger ikke var sat op, er der to måder at håndtere dette på:

Oprettelse af manuelle fakturaer

1. For hver a-conto opkrævning, opret en individuel faktura, der dækker regnskabsårets a-conto og fællesudgifter.
2. Ved oprettelsen af disse fakturaer, følg samme procedure som ved opsætning af automatiske opkrævninger for at sikre korrekt behandling af a-conto beløbene.

Manuel bogføring af indbetalinger

1. Alternativt kan du manuelt bogføre indbetalinger ved at oprette en postering, hvor bankkontoen debiteres, og a-conto kontoen krediteres med det indbetalte beløb.

Vigtigheden af nøjagtig bogføring

Uanset hvilken metode du vælger, er det afgørende, at alle a-conto indbetalinger er omhyggeligt samlet og korrekt bogført. Dette sikrer en transparent og retvisende økonomisk oversigt, der gør det muligt for foreningen at administrere afregne korrekt.

‍

Bogføring af forbrugsudgifter

Korrekt bogføring af forbrugsudgifter er essentielt for at sikre en nøjagtig og retvisende økonomisk rapportering i din forening. Når forsyningsvirksomheder opkræver foreningen for forbrug, bør disse udgifter håndteres med omhu i regnskabet.

Manuel postering af forbrugsudgifter

Forbrugsudgifter skal ikke registreres som almindelige driftsudgifter, men direkte på en passiv balancekonto dedikeret til forbrugsudgifter. Dette afspejler korrekt foreningens forpligtelser og sikrer, at udgifterne ikke påvirker driftsresultatet direkte.

Sådan opretter du en manuel postering for forbrugsudgifter

1. Vælg Dato: Indtast datoen for, hvornår betalingen til forsyningsvirksomheden fandt sted.
2. Tekst: Giv en klar beskrivelse af posteringen, eksempelvis "Varmeforbrug for perioden januar-marts".
3. Vælg Konto: Her skal du anvende den passivkonto, som er oprettet til formålet, eksempelvis "73030 - Forrbugsudgifter a-conto".
4. Indtast Beløb: Skriv det fulde beløb, der er betalt for forbruget.
5. Vælg Modkonto: Her skal bankkontoen, hvorfra betalingen er foretaget, anvendes.

Rettelse af tidligere fejlposteringer

Hvis forbrugsudgifter ved en fejl tidligere er bogført på en udgiftskonto, skal de korrigeres ved at flytte dem til den korrekte passivkonto:

1. Opret en ny manuel postering: Denne postering skal korrigere fejlen ved at overføre beløbet fra udgiftskontoen til den korrekte passivkonto for forbrugsudgifter.
2. Indtast detaljer for rettelsen: Brug samme dato som den oprindelige postering, og beskriv tydeligt i teksten, at der er tale om en korrektion, fx "Korrektion af varmeforbrug postering".
3. Afstem beløb og konti: Sørg for, at beløbet flyttes fra udgiftskontoen til passivkontoen, således at regnskabet afspejler den faktiske situation korrekt.

Afregning af forbrug

Når tiden kommer til at afregne forbruget baseret på opgørelsen fra jeres varmeleverandør, er det essentielt at håndtere dette nøjagtigt for at sikre en retfærdig og korrekt finansiel afstemning for alle ejere i foreningen.

Trin for Afregning:

1. Forbered opkrævning: Naviger i "Vores Forening" til "Indtægter" og derefter "Opkrævninger". Identificér den næstkommende opkrævning, som endnu ikke er sendt ud.
2. Importer ekstraopkrævninger: Klik på "Importer ekstraopkrævninger" placeret i øverste højre hjørne. Her vil du have mulighed for at downloade en skabelon ved at klikke på "Download skabelon".
3. Udfyld skabelonen: Åbn skabelonen og udfyld den med følgende oplysninger:
4. Kaldenavn, adresse og husstands-id: Disse felter må ikke ændres, da de identificerer den specifikke husstand.
5. Titel: Angiv "Afregning af forbrug for perioden XXX-XXX".
6. Beskrivelse: Dette felt er valgfrit og kan bruges til at give yderligere information.
7. Konto: Vælg den relevante konto for forbrugsafregning, eksempelvis "73040 - Varmeafregning".
8. Type: Indstil dette til "Fast Pris".
9. Antal: Sæt dette til 1.
10. Pris: Indtast beløbet for efterbetaling eller tilbagebetaling for hver ejer. Hvis en ejer skal have penge tilbage, skal beløbet indtastes med et minus foran.
11. Genimporter skabelonen: Når skabelonen er fuldt udfyldt, gå tilbage til "Importer ekstraopkrævninger" og upload den udfyldte skabelon. Dette vil automatisk tilføje de nødvendige opkrævninger eller tilbagebetalinger til den kommende opkrævning for hver husstand.

Vigtige overvejelser:

• Sørg for, at skabelonen ikke indeholder tomme linjer, da dette kan forstyrre importprocessen.
• Hvis en husstand ikke har en efteropkrævning eller tilbagebetaling, skal der stadig udfyldes "0,00" i prisfeltet for at undgå tomme linjer.

Nulstilling af forbrugsregnskab

Efter afregningen af forbruget er det sidste trin i processen at nulstille forbrugskontiene. Dette sikrer, at alle poster er afregnet korrekt, og at systemet er klargjort til det nye forbrugsregnskab. Nulstillingen indebærer at "tømme" kontiene for a-conto forbrugsudgifter og opkrævede a-conto beløb ved at lave manuelle posteringer.

Trin for Nulstilling:

Nulstilling af indbetalt a-conto:

1. Opret en manuel postering: Start med at navigere til "Økonomi" og derefter "Posteringer". Vælg "Tilføj postering" for at oprette en ny postering.
2. Udfyld posteringen:
3. Dato: Sæt datoen til den første mulige dato i det nye regnskabsår. For en forbrugsregnskabsperiode fra 1. januar 2022 til 31. december 2022, skal nulstillingen ske pr. 1. januar 2023.
4. Tekst: Indtast "Nulstilling af forbrugsregnskab" for at beskrive handlingen.
5. Konto: Vælg kontoen for indbetalt a-conto.
6. Beløb: Indtast kontoens nuværende balance.
7. Modkonto: Vælg kontoen for varmeafregning.

Nulstilling af konto til forbrugsudgifter:

Gentag processen for at nulstille kontoen for a-conto forbrugsudgifter:

1. Opret en anden manuel postering med samme dato og tekst som ovenfor.
2. Udfyld posteringen:
3. Konto: Denne gang vælges kontoen for a-conto forbrugsudgifter.
4. Beløb: Indtast kontoens nuværende balance med et minus foran, for at angive en reduktion af saldoen.
5. Modkonto: Anvend igen kontoen for varmeafregning.

Afslutning af Nulstilling:

Efter disse to manuelle posteringer bør alle tre konti (indbetalt a-conto, a-conto forbrugsudgifter og varmeafregningskontoen) stå med en balance på 0 kr. Dette markerer en vellykket afslutning på varmeregnskabet for perioden, og du er nu klar til at starte på en frisk med det nye regnskabsår.

Godt arbejde!

Ofte stillede spørgsmål

Hvad gør jeg, hvis en husstand har betalt for meget i a-conto?

‍Hvis en husstand har betalt for meget i a-conto, vil det blive afsløret ved afregningen af forbruget. Overbetalte beløb bør tilbagebetales til den pågældende husstand eller modregnes i fremtidige opkrævninger, afhængigt af foreningens praksis.

Kan jeg justere a-contobeløbet midt i et regnskabsår?

‍Ja, det er muligt at justere a-contobeløbet midt i et regnskabsår, hvis det skønnes nødvendigt baseret på ændringer i forbrugsmønstre eller priser. Husk at kommunikere klart om sådanne ændringer til husstandene.

Hvad sker der, hvis forbrugsopgørelsen fra leverandøren er forsinket?

‍Hvis opgørelsen fra leverandøren er forsinket, kan det være nødvendigt at forlænge perioden for det nuværende forbrugsregnskab indtil opgørelsen modtages. Kommunikér om forsinkelsen og dens forventede påvirkning til husstandene.