Guide: Afslut årsregnskabet og generer årsrapport

Introduktion

Velkommen til guiden, der vil føre dig trygt gennem afslutningen af dit årsregnskab.

Som frivillig kasserer i en forening er dette ansvar både vigtigt og komplekst, men frygt ikke – vi er her for at hjælpe. Denne guide dækker alt fra den indledende færdiggørelse af bogføringen til den endelige overlevering til revisor. Vores mål er at gøre processen overskuelig og forståelig, så du kan føle dig støttet og sikker hele vejen igennem.

Med trin-for-trin instruktioner og nyttige tips vil vi sikre, at du har de nødvendige værktøjer til effektivt at periodisere udgifter, afstemme bankkonti, generere en årsrapport og meget mere. Lad os sammen sikre en problemfri overgang til et nyt foreningsår.

Husk også, at vores support står til rådighed alle hverdage på support@voresforening.dk. Det er gratis at skrive til supporten for alle foreninger, med et gyldigt abonnement.

Færdiggørelse af bogføringen

Før vi dykker ned i genereringen af årsrapporten, er det afgørende at sikre, at al bogføring er på plads og korrekt. En omhyggelig og præcis bogføring danner fundamentet for en solid årsrapport, der nøjagtigt afspejler din forenings finansielle sundhed.

Start med at gennemgå årets bogføring. Det er vigtigt, at alle indtægter og udgifter er bogført med nøjagtighed. Hvis der stadig er poster, der mangler at blive registreret, er det nu, du skal sørge for at få det gjort.

For at lette processen og sikre, at du ikke overser noget, har vi samlet en række guides, der trin for trin vil guide dig gennem de vigtigste dele af bogføringsprocessen:

1. Bogføring af udgifter: Lær, hvordan du korrekt registrerer foreningens udgifter.
2. Oprettelse af fakturaer: En guide til at oprette og bogføre indgående fakturaer korrekt.
3. Manuel postering: Forstå, hvordan du manuelt kan indføre transaktioner i systemet.
4. Renter og gebyrer: Sådan bogfører du renteindtægter og -udgifter samt diverse gebyrer.
5. Hensættelser: Få styr på, hvordan du bogfører hensættelser for fremtidige udgifter.
6. Overførsel mellem konti: Vejledning til at flytte penge mellem f.eks. driftskontoen og opsparingskontoen.

Skulle det være sådan, at du har påbegyndt dette regnskabsår i et andet program, er det ingen hindring. Vi har også en guide, der viser, hvordan du nemt kan importere alle posteringer fra et tidligere regnskabssystem ind i "Vores Forening", så alt din data er samlet ét sted.

Tag et øjeblik til at sikre, at alt er på plads, før du fortsætter til næste skridt i processen. Din omhu her vil være en værdifuld investering i den samlede kvalitet af din årsrapport.

Afstemning af bankkonti

Efter at have sikret, at hele bogføringen er på plads, er det tid til at tage hul på næste vigtige skridt: bankafstemningen. Denne proces er afgørende for at sikre, at dine bogførte tal stemmer overens med din faktiske bankbalance.

Sådan udfører du bankafstemningen

1. Forberedelse: Start med at åbne sektionen "Økonomi" i menuen, og naviger derefter til "Bankkonti". Vælg den konto, du ønsker at afstemme.
2. Sammenligning: På den ene side har du foreningens bogførte transaktioner i "Vores Forening", og på den anden side har du dine faktiske bankkontoudtog, som du ser i netbank.
3. Gennemgang: Gå nu post for post igennem og sammenlign hver postering i "Vores Forening" med de tilsvarende posteringer på dit kontoudtog. Dette sikrer, at alt stemmer overens.
4. Afstemning: Når du finder posteringer, der matcher, kan du markere dem som "afstemt" i "Vores Forening" ved at klikke på "Handlinger" -> "Afstem". Du har også mulighed for at markere og afstemme flere poster på én gang.

Gode råd til afstemningsprocessen

• Regelmæssighed: Mange kasserere foretrækker at afstemme bankkonti månedligt for at holde processen overskuelig og sikre, at årsafstemningen bliver så enkel som muligt.
• Udfordringer med automatiske betalinger: Vær opmærksom på, at samlede udbetalinger fra f.eks. Betalingsservice kan fremstå som én post i banken, men er bogført individuelt i "Vores Forening" i overensstemmelse med bogføringsloven. Her kan det være nødvendigt at summere de relevante posteringer i "Vores Forening" og afstemme dem mod den samlede udbetaling i banken.

Periodisering

Nu nærmer vi os et af de vigtigere skridt i forberedelsen af årsrapporten: periodiseringen. Dette skridt hjælper os med at sikre, at regnskabet præcist afspejler foreningens økonomiske aktiviteter i det rigtige regnskabsår, uafhængigt af hvornår pengene faktisk er blevet betalt eller modtaget.

Periodisering handler om at fordele indtægter og udgifter på de perioder, de reelt tilhører. Dette sikrer, at vi får et retvisende billede af foreningens økonomi og kan vurdere dens præstationer korrekt for hvert regnskabsår

Det fantastiske ved "Vores Forening" er, at platformen automatisk tager hånd om periodisering af de posteringer, der strækker sig over årsskiftet, når årsrapporten udarbejdes. Dette letter en stor del af arbejdet for dig som kasserer.

Din opgave med periodisering

Selvom "Vores Forening" automatiserer en del af processen, er der stadig elementer, du skal være opmærksom på. Det gælder særligt udgifter, der er betalt eller bogført i ét regnskabsår, men som dækker en periode ind i det næste år. Eksempler på sådanne udgifter kan være:

• Forsikringer betalt i december, men som dækker det kommende år.
• Vintertjeneste faktureret i januar for arbejde udført i december.
• Viceværtsarbejde for december, som faktureres i januar.

Det er vigtigt, at du noterer disse udgifter, da vi skal bruge dem i det efterfølgende skridt for at fuldende periodiseringen.

Generering af årsrapporten

Vi er nu kommet til det mest afgørende skridt: genereringen af årsrapporten. Med "Vores Forening"s årsrapportgenerator er det enkelt og intuitivt at samle årets regnskabstal og vigtige informationer i en professionel og informativ rapport. For at sikre, at du får mest muligt ud af denne funktion, har vi forberedt en videoguide, der trin for trin vil tage dig gennem processen.

Forstå årsrapporten

Det er vigtigt at forstå, hvad en årsrapport indeholder, og hvordan den adskiller sig fra et årsregnskab. Årsregnskabet er kernen i rapporten og præsenterer de nøgne tal. Årsrapporten bygger videre på dette fundament og tilføjer yderligere kontekst og indsigt, såsom ledelsesberetning, analyser og eventuel revisionspåtegning. Dette giver en dybere forståelse af foreningens økonomi og aktiviteter gennem året.

Når du genererer årsrapporten, vil du have mulighed for at vælge, hvilke sektioner den skal indeholde. Selvom det er fristende kun at vælge nogle få, anbefaler vi, at du inkluderer dem alle for at give et fuldt og transparent billede af foreningens status. Dette bidrager til større tryghed og klarhed blandt medlemmerne, især på generalforsamlingen.

Overlevering til revisor

Før jeres årsrapport officielt kan sættes i sten, kræver det en godkendelse fra jeres revisor. "Vores Forening" gør denne proces så gnidningsfri som mulig ved at give revisoren direkte adgang til at gennemgå regnskabet.

Gør revisoren klar til gennemgang

For at sikre, at revisoren har alt, hvad der er nødvendigt for en grundig gennemgang, er det vigtigt først at bekræfte, at vedkommende er korrekt oprettet og har adgang til de relevante dele af "Vores Forening".

1. Start med at navigere til "Medlemmer" og derefter "Beboere" i den venstre menu.
2. Tjek listen for at se, om revisoren allerede er inviteret og har adgang. Hvis ikke, kan du nemt invitere vedkommende ved at vælge "Handlinger" og derefter "Inviter".

Når revisoren er korrekt opsat, vil vedkommende have adgang til at gennemgå hele bogføringen direkte i "Vores Forening". Det, der dog ikke er inkluderet, er direkte adgang til jeres bankkonti.

Forberedelse til revisorens gennemgang

For at give revisoren et komplet overblik, anbefaler vi, at du forbereder og sender følgende information:

• Dit forslag til årsrapporten: Giv et udkast af den årsrapport, som du har genereret i "Vores Forening".
• Bankudskrift: En opdateret udskrift fra jeres bankkonto, så revisoren kan matche de faktiske tal med bogføringen.
• Eksporterede periodiseringer: Enhver relevant dokumentation for periodiseringer, som kan være nødvendig for revisorens gennemgang, og eksporten fra generatoren.
• Eventuel anden vigtig information, som kan være relevant for revisorens arbejde.

Sørg for at samle alle disse elementer og send dem til revisoren via e-mail eller via Vores Forening. Dette sikrer, at revisoren har alle nødvendige ressourcer til rådighed for en effektiv og grundig gennemgang af jeres regnskab.

At have revisoren med i processen er en vigtig del af at sikre transparens og nøjagtighed i jeres årsrapport. Med "Vores Forening" og en smule forberedelse, kan du gøre denne proces så enkel og ligetil som muligt for alle parter.

Overførsel af åbningsbalancer

Fantastisk indsats – du er nu ved målstregen! Når din årsrapport har fået revisorens godkendelse, er det tid til officielt at afslutte regnskabsåret og tage hul på det nye. Dette skridt er afgørende for at sikre en glidende overgang og en korrekt start for det kommende år.

For at sætte det endelige punktum for årsrapporten, skal du blot åbne den færdige rapport i "Vores Forening" og klikke på den lilla knap "Godkend årsrapport". Denne handling markerer et vigtigt øjeblik, hvor alle dine anstrengelser og nøjagtige bogføringer bliver cementeret i foreningens officielle regnskab.

Hvad sker der ved godkendelsen

1. Periodiseringer bogføres: Alle dine omhyggeligt forberedte periodiseringer vil nu blive bogført korrekt i begge regnskabsår, hvilket sikrer kontinuitet og nøjagtighed i bogføringen.
2. Lukning af regnskabsåret: Regnskabsåret, som årsrapporten dækker, vil blive officielt lukket, hvilket markerer afslutningen på et kapitel og starten på et nyt.
3. Overførsel af åbningsbalancer: For at kickstarte det nye regnskabsår på den bedst mulige måde, vil åbningsbalancerne blive automatisk overført. Dette sikrer, at du starter det nye år med en klar og præcis økonomisk oversigt.

Vi håber, at denne guide har været en værdifuld støtte i processen med at afslutte årsrapporten. Det er vores mål at gøre disse opgaver så håndterbare og forståelige som muligt, så du kan føle dig sikker og støttet i din rolle som kasserer.

Med årsrapporten korrekt afsluttet og godkendt, er du nu klar til at møde det nye regnskabsår med fornyet energi og klarhed. God fornøjelse og tillykke med det veludførte arbejde!

Ofte stillede spørgsmål

Herunder finder du svar på nogle af de mest almindelige spørgsmål, som kasserere støder på under arbejdet med årsregnskabet i "Vores Forening". Disse FAQ'er er designet til at give hurtig hjælp og vejledning, så du kan navigere gennem processen med større sikkerhed.

Hvad gør jeg, hvis der er uoverensstemmelser mellem bankkontoudtoget og bogføringen i Vores Forening?

Hvis du støder på uoverensstemmelser mellem dit bankkontoudtog og bogføringen i "Vores Forening", start med at gennemgå alle posteringer for at identificere eventuelle fejl eller manglende transaktioner. Kontrollér, at alle ind- og udbetalinger er korrekt registreret, og at periodiseringer er håndteret korrekt. Hvis uoverensstemmelserne fortsætter, kan det være nyttigt at konsultere med din revisor for at finde en løsning og sikre, at regnskabet afspejler den faktiske økonomiske situation korrekt.

Hvordan sikrer jeg, at alle periodiseringer er korrekte før godkendelse?

For at sikre korrekte periodiseringer, gennemgå alle transaktioner, der kan kræve periodisering, nøje. Brug checklister for at bekræfte, at alle relevante udgifter og indtægter er fordelt korrekt over de berørte regnskabsår. Det kan også være en god idé at have en ekstra gennemgang med revisoren før endelig godkendelse.

Kan jeg genåbne et lukket regnskabsår for at foretage rettelser?

Generelt er det ikke muligt at genåbne et allerede lukket regnskabsår for rettelser i "Vores Forening". Det er derfor afgørende at gennemgå alle data grundigt inden godkendelsen. Hvis der opstår et behov for rettelser, bør du søge rådgivning fra din revisor om de bedste handlemuligheder.

Hvad gør jeg, hvis jeg finder en fejl i bogføringen efter at have godkendt årsrapporten?

Hvis du opdager en fejl efter godkendelsen af årsrapporten, er det vigtigt at handle hurtigt. Kontakt din revisor for at diskutere de næste skridt, da det kan være nødvendigt at foretage en justering eller revision af årsrapporten. Husk, at ærlighed og transparens er nøglen i sådanne situationer.

‍