Hvad laver en kasserer?

Som den ansvarlige for foreningens økonomi er kasseren en vigtigt rolle og også ofte en svær rolle at besætte. Der er typisk mere arbejde i at være kasserer end at være formand, og i foreninger med en stor økonomi kan det være en fordel for kasseren at have en faglig baggrund, der sikrer korrekt udførsel af de økonomiske opgaver.

Hvad gør man, hvis man ikke kan finde en kasserer?

Hvis man ikke kan finde en kasserer blandt foreningens medlemmer, bør man være åben for alternative måder at fylde kassererrollen. Dette kan være ved at opdele kassererrollen mellem flere medlemmer, så opgaverne er nemmere at overskue i en travl hverdag. Der kan i dette tilfælde være et bestyrelsesmedlem, der står for de løbende betalinger, mens et andet bestyrelsesmedlem kan lave regnskab og rapportering, når vedkommende har et hul i kalenderen.

Alternativt kan ejerforeningen købe hjælp hos en administrator. Vi anbefaler Vores Administration som administrator til grundejerforeninger, laug og ejerforeninger.

Kasserens opgaver

Det er forskelligt fra forening til forening, hvilke opgaver kasseren har. I små foreninger er det typisk kasseren, der både er ansvarlig for og udfører store dele af administrationen, mens det i større ejerforeninger oftest er kasseren, der er bindeled mellem bestyrelsen og en ekstern administrator. Opgaverne vil typisk være:

• Betaling og kontrolleren af foreningens regninger
• Opkrævning af kontingent og fællesbidrag
• Bogføring af indtægter og udgifter i foreningens regnskab
• Udarbejdelse af foreningens årsregnskab
• Kontakt til foreningens revisor og bank
• Udarbejdelse af forslag til budget
• Løbende økonomistyring og orientering af bestyrelsen
• Udarbejdelse og afregning af fordelingsregnskab

De enkelte opgaver kan udføres forskellige fra forening til forening og afhænger både af foreningens formål og vedtægter. I nedenstående afsnit beskrives, hvordan opgaven typisk håndteres i ejerforeninger, grundejerforeninger, laug og andelsboligforeninger, der følger normalvedtægten.

Betaling og kontrolleren af foreningens regninger

Foreningen modtager i løbet af året regninger for foreningens aktiviteter og udlæg fra medlemmerne. Disse regninger skal kontrolleres for, om det er udgifter, der er købt og bestilt af foreningen, og om der faktisk er leveret det, der står på regningen. Når kasseren godkender regningen, skal den i mange foreninger godkendes af ét yderligere bestyrelsesmedlem. Dette kaldes dobbelt godkendelse.

Når regningen eller bilaget er godkendt af to medlemmer af bestyrelsen, herunder kasseren, sætter kasseren regningen til betaling i foreningens netbank. I netbanken skal begge godkenderne godkende betalingen.

Opkrævning af kontingent og fællesbidrag

Kasseren opkræver kontingent og fællesbidrag ved foreningens medlemmer og registrerer betalingerne. Det er en god ide at have en fast procedure for manglende betalinger, så kasseren med bestyrelsens opbakning kan udsende påmindelser og eventuelle rykkere. Det er vigtigt, at kontingentopkrævningen bliver dokumenteret med eks. en faktura eller en opkrævning, så der forefindes bilag til, når regnskabet skal udarbejdes.

Bogføring af indtægter og udgifter i foreningens regnskab

Foreningens løbende drift er forbundet med en række indtægter og udgifter, som løbende betales. Disse skal bogføres i et regnskab, så både bestyrelsen og foreningens medlemmer ved, hvad den fælles formue er blevet benyttet til. Det er god skik at kassereren bogfører løbende, så der på bestyrelsesmøder kan gives en status på økonomien, og i hvilket omfang foreningen holder det vedtagne budget.

Udarbejdelse af foreningens årsregnskab

Når foreningens regnskabsår udløber, skal der udarbejdes et årsregnskab. Det er typisk kasseren, der udarbejder et regnskab, som viser alle indtægter og udgifter i regnskabsperioden. Årsregnskabet skal være så gennemsigtigt som muligt, så bestyrelsen kan benytte det som et styringsredskab, og så medlemmerne med med ro i maven kan stemme det igennem på generalforsamlingen.

Kontakt til foreningens revisor og bank

Ejerforeninger, laug, andelsboligforeninger og grundejerforeninger bør alle have både en revisor og en bank. Det er kasseren, der har den daglige kontakt med disse, da det typisk er kasserens arbejde de direkte interagerer med. Det er dog vigtigt, at både formand og øvrige bestyrelsesmedlemmer bliver orienteret af revisoren, når årsregnskabet gennemgås, så der informeres bredt om eventuelle udfordringer i arbjedet.

Udarbejdelse af forslag til budget

I nogle foreninger skal budgettet godkendes på generalforsamlingen, mens andre foreninger tillader deres bestyrelser selv at udarbejde og godkende foreningens budget. I begge tilfælde skal der udarbejdes et budget til godkendelse, hvilket typisk vil være en opgave fra kasseren. For at kunne udarbejde et godt budget, skal kassereren være informeret om planer for året, eks. om der er større renoveringsprojekter som skal indregnes.

Løbende økonomistyring og orientering af bestyrelsen

Foreningens økonomi er et kollektivt ansvar, og hele bestyrelsen bør derfor være informeret om foreningens økonomi. Den nemmeste måde at gøre dette på er ved at lave økonomiopfølgninger hvert bestyrelsesmøde eller med fast mellemrum, eks. hvert kvartal. Disse opfølgninger bør foruden det aktuelle forbrug også vise, hvorledes foreningen holder det vedtagne budget.

Udarbejdelse og afregning af fordelingsregnskab

I ejerforeninger og andelsboligforeninger er der ofte fællesregnskaber for vand, varme og andet forbrug. Det er kasserens opgave at opkræve acontobeløb og efterfølgende modregne for det faktiske forbrug, når forbrugsregnskabet opgøres. Mange foreninger vælger at få forbrugsregnskabet udregnet og styres af et eksternt selskab som eks. Brunata, Ista eller Techem, hvilket letter arbejdet med forbrugsregnskabet betydeligt for foreningens kasserer.