Guide: Hold det gode bestyrelsesmøde online

Har corona tvunget jer til at holde bestyrelsesmøde online i jeres ejerforening? I er ikke de eneste, så vi har samlet vores bedste tips her.

Længe før corona har vi arbejdet med online møder, når vi har skulle hente indput til MinEjerforening fra ejer- og grundejerforeninger over hele landet. Ved at holde online møder holder vi nemlig udgifterne nede, så I kan få det billigst mulige administrationsystem.

I denne korte guide har vi samlet vores bedste tips til det gode online møde – Hvad end det er i ejerforeningens bestyrelse eller med nogle af jeres medlemmer.

Hold møderne med video i stedet for på skrift

Man kan hurtigt være tilbøjelig til at prøve at løse diverse udfordringer vis mails eller beskeder. Det kan dog være svært at forstå hinanden korrekt og kommunikere effektivt over skrift. Vi anbefaler derfor, at man benytter en online videoløsning som eks. Skype, Zoom eller Slack.

Her kan i ikke blot kommunikere effektivt via video, men også dele jeres skærm eller dele dokumenter med deltagerne. Dette er specielt vigtigt, hvis I eks. skal gennemgå årsregnskabet eller lægge budget for det kommende år. For at alle er så godt forberedte som muligt, da anbefaler vi dog stadig, at I udsender alle bilag til mødet i god tid inden.

Den gode etikette til online møder

Når mødet er online gælder der lidt andre regler end når I mødes i person. Hvis man tager hensyn til disse, så sikrer man at alle får det bedst mulige møde.

• Hold kameraet tændt under mødet. En stor del af vores kommunikation foregår gennem mimik, ansigtsudtryk og reaktioner. Det gælder også ved onlinemøder, og  der kommunikeres derfor mest effektivt med et tændt kamera.
• Sluk din mikrofon, når du ikke taler. Ligegyldig hvor godt et headset du benytter, så vil der altid komme uhensigtsmæssige lyde med. Det er derfor vigtigt, at du har mikrofonen slukket når du ikke taler, og at du først tænder den når det er din tur til at komme med indput.
• Husk det gode referat. Selvom mødet foregår online skal der stadig tages referat. Det kan gøres ved løbende at kommunikere beslutninger i mødechatten eller i et dokument som I plejer. Husk efterfølgende at gemme referatet i en mappe i dokumentfunktionen, så det altid er nemt at finde.
• Bug mødechatten. Alle programmerne lader jer holde en chat kørende samtidig med at I holder møde. Denne chat kan I bruge aktivt til at holde talerliste, sende kommentarer eller yderligere info. Husk dog stadig at holde fokus på selve samtalen.

Ovenstående råd har givet os muligheden for at holde gode og effektive møder online. Vi håber, at de kan hjælpe jer godt videre med bestyrelsesarbejdet indtil I igen kan mødes fysisk.

‍